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Wissenswertes bei Mitarbeiterentsendungen

Doppelbesteuerungsabkommen, Einkommensteuer, Verrechnungspreise, Sozialversicherungsrecht
Autor: Dr. Lars Lüdemann

Entsendungen von Mitarbeitern in andere Länder sind für international tätige Unternehmen häufig unverzichtbar. Bei der Abwicklung werden steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte oft zu wenig gewürdigt. Um Doppelbelastungen und andere nachteilige Folgen zu vermeiden, sollte hier schon im Vorfeld eine entsprechende Planung erfolgen.

Unter Entsendung wird üblicherweise eine befristete (über Dienstreisen hinausgehende) Tätigkeit eines Mitarbeiters außerhalb seines Heimatlandes im selben Unternehmen, Konzern, Netzwerk o. Ä. verstanden.

Entscheidend für die Beurteilung der Tätigkeit ist zunächst die Ermittlung des wirtschaftlichen Arbeitgebers. Die Gesellschaft (oder Betriebsstätte), in deren Interesse die Tätigkeit erfolgt, muss die Gehaltskosten tragen und kann diese regelmäßig als Betriebsausgaben geltend machen. Sofern das Gehalt ganz oder teilweise weiter im Heimatland ausgezahlt wird, muss eine Weiterbelastung der entsprechenden Kosten unter Beachtung von Fremdvergleichsgrundsätzen sichergestellt werden.

Auch die Besteuerung des Gehalts ist nach den mit zahlreichen Ländern bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen neben der Ansässigkeit und der Aufenthaltsdauer in einem Land (meist 183 Tage, aber unterschiedliche Ermittlung) vom wirtschaftlichen Arbeitgeber abhängig. Ist dieser im Gastland, so erhält dieses unabhängig von der Aufenthaltsdauer das Besteuerungsrecht für die dortige Tätigkeit. Ist der Mitarbeiter weiter im Heimatland ansässig, da z. B. die Familie weiter dort lebt, muss das Gehalt für Arbeitstage außerhalb des Gastlandes (auch in Drittstaaten) im Heimatland versteuert werden. Hier ergeben sich abhängig von der konkreten Situation verschiedenste Szenarien, die eine Gehaltsaufteilung und entsprechend anteilige Besteuerung und diesbezügliche Abstimmung in den beteiligten Ländern erforderlich machen. Auch für andere Einkunftsarten können sich durch die geänderte Situation Veränderungen ergeben, die frühzeitig geprüft werden sollten.

Sofern kein Doppelbesteuerungsabkommen besteht, kann die Doppelbesteuerung meist nur nach nationalen Regelungen, z. B. durch Anrechnung der ausländischen Steuer, vermieden werden. Aus deutscher Sicht ist auch die Freistellung nach dem Auslandstätigkeitserlass denkbar, in entsprechenden Fällen erfolgt diese unabhängig von einer Versteuerung im Ausland.

Hinsichtlich der Sozialversicherung ist neben der Vermeidung von doppelten Zahlungen im Heimat- und Gastland auch ein durchgehender Versicherungsschutz sicherzustellen. Abhängig von der Dauer der Entsendung und den zwischen den beteiligten Ländern bestehenden Regelungen (EU-Verordnung bzw. bilaterale Sozialversicherungsabkommen) ist häufig eine Weiterversicherung im Heimatland möglich und aus verschiedenen Gründen (z. B. Kenntnis des Systems, Rentenanspruch nur in einem Land) wünschenswert. Dazu müssen rechtzeitig entsprechende Anträge gestellt werden, ggf. ist auch eine Gestaltung der Entsendung möglich, um die angestrebte Situation zu erreichen.Weiterhin zu prüfen ist, welche arbeitsrechtlichen Aspekte zu berücksichtigen sind. Wichtig ist hier auch die rechtzeitige Einbindung des Betriebsrates, sofern vorhanden. Abhängig von Unternehmensgröße und Häufigkeit von Entsendungen sind interne Prozesse und Richtlinien sinnvoll, um die nötigen Maßnahmen sicherzustellen und Nachteile für den Mitarbeiter aber auch für das betroffene Unternehmen abzuwenden.

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