Das OLG Köln hat in einem Beschluss vom 9. Januar 2025 (I – 4 Wx 19/24) der bisherigen Praxis einiger Registergerichte eine klare Absage erteilt. Demnach kann die Mitteilung der privaten Wohnanschrift eines Geschäftsführers bei der Anmeldung seiner Bestellung zum Handelsregister nicht zur Eintragungsvoraussetzung gemacht werden. Die Entscheidung stärkt den Grundsatz der Datensparsamkeit und trägt der zunehmenden Sensibilität im Umgang mit persönlichen Daten Rechnung.
Sachverhalt
Die Antragsteller begehrten mit ihrer Anmeldung vom 8. Oktober 2024 die Eintragung eines neuen Geschäftsführers sowie eine Satzungsänderung einer GmbH ins Handelsregister. Das Amtsgericht beanstandete diese Anmeldung jedoch mit der Begründung, dass die Wohnanschrift des einzutragenden Geschäftsführers nicht mitgeteilt worden sei. Nach Auffassung des Registergerichts ergebe sich die Verpflichtung zur Bekanntgabe der Wohnanschrift „aus den für das Registerverfahren geltenden Verfahrensvorschriften, namentlich §§ 7, 23 FamFG, § 12 HGB.“ Die dagegen eingelegte Beschwerde hatte Erfolg.
Entscheidung des Gerichts
Das OLG Köln stellte klar, dass weder der Anmeldung ein behebbares Hindernis entgegensteht noch ist diese unvollständig. Die Mitteilung der privaten Wohnanschrift eines Geschäftsführers kann nicht zur Voraussetzung für die Eintragung in das Handelsregister gemacht werden.
Das Gericht betonte, dass zur eindeutigen Identifizierung des Geschäftsführers einer GmbH dessen Wohnanschrift im Allgemeinen nicht erforderlich ist. „Im Rahmen der Antragstellung nach § 23 I FamFG kann hinsichtlich der Identifizierbarkeit eines Bet. kein strengerer Maßstab gelten als für dessen Eintragung in das Handelsregister“ (Rn. 16). Gemäß § 43 Nr. 4 HRV sind im Handelsregister lediglich Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort des Geschäftsführers anzugeben – nicht aber die vollständige Wohnanschrift.
Das OLG Köln zog zudem eine Parallele zur Klageerhebung nach § 253 ZPO, wonach zur ordnungsgemäßen Parteibezeichnung eine ladungsfähige Anschrift gehört. Diese müsse nicht zwingend die Wohnanschrift, sondern könne auch die Adresse einer Arbeitsstelle sein. Demnach sei „die Angabe der Geschäftsanschrift der Gesellschaft ausreichend“ (Rn. 22). Das Gericht verwies auch auf den geänderten Wortlaut der §§ 5 I und 5a DONot, der die „allgemeine Wertung zum Ausdruck [bringt], dass Wohnanschriften nicht an das Handelsregister übermittelt werden sollen“ (Rn. 17).
Besonders detailliert geht das OLG Köln auf die verschiedenen Zustellungsmöglichkeiten nach der Zivilprozessordnung ein, um zu begründen, warum die Geschäftsanschrift für Zustellungen an den Geschäftsführer vollkommen ausreichend ist. Das Gericht erläutert in Rn. 21: „Die Zustellung von Schriftstücken kann an jedem Ort erfolgen, an dem die Person angetroffen wird, § 177 ZPO. Wird eine Person in ihrer Wohnung oder dem Geschäftsraum nicht angetroffen, kann eine Ersatzzustellung in der Wohnung oder Geschäftsräumen durch Übergabe an die in § 178 I Nr. 1 und 2 ZPO genannten Personen oder durch Einlegen in den Briefkasten in einem zur Wohnung oder dem Geschäftsraum gehörenden Briefkasten erfolgen, § 180 ZPO.“ Mit diesen Ausführungen widerlegt das Gericht überzeugend das Argument des Registergerichts, wonach die persönliche Erreichbarkeit des Geschäftsführers unter seiner Privatadresse für eine ordnungsgemäße Verfahrensführung notwendig sei.
Zwar räumte das Gericht ein, dass es Einzelfälle geben könnte, in denen die Angabe einer Wohnanschrift erforderlich sein kann, doch „im Allgemeinen kann die Angabe der Wohnanschrift der Geschäftsführer einer GmbH […] nicht zur Eintragungsvoraussetzung gemacht werden“ (Rn. 25).
Hinweise zum rechtlichen Hintergrund
Nach § 39 I GmbHG ist jede Änderung in den Personen der Geschäftsführer zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden, ohne dass konkrete Vorgaben zum Inhalt der Anmeldung gemacht werden. Die in § 43 Nr. 4 HRV festgelegten Angaben (Name, Geburtsdatum, Wohnort) sind nach Ansicht des Gerichts „zur Identifizierung der Person des Geschäftsführers für den Rechtsverkehr erforderlich, aber auch ausreichend“ (Rn. 16).
Diese Rechtsauffassung wird durch die mit Geltung zum 1. Juni 2023 geänderten §§ 5, 5a DONot gestützt, die Datensparsamkeit im Handelsregisterverkehr fördern sollen, indem sie erlauben, in Urkunden von der Angabe der Anschrift abzusehen, wenn die Urkunde zur Übermittlung an das Handelsregister bestimmt ist, und bei natürlichen Personen, die in dienstlicher Eigenschaft handeln, anstelle von Wohnort und Anschrift die Dienstanschrift anzugeben.
Praxishinweis
Die klarstellende Entscheidung des OLG Köln ist zu begrüßen. In der Praxis vertreten auch schon viele Handelsregister die Auffassung, dass die Angabe der Wohnanschrift nicht erforderlich ist. Umso ärgerlicher war es in der Vergangenheit, wenn dann doch mal ein Registerrichter die Eintragung auf Grund fehlender Mitteilung schlichtweg verweigerte. Zukünftig dürfte es nun leichter sein, das Registergericht davon zu überzeugen, dass die Angabe der privaten Wohnanschrift keine Voraussetzung für die Eintragung einer Geschäftsführerbestellung ist.
Bei der Anmeldung einer Geschäftsführerbestellung zum Handelsregister sind somit weiterhin Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort (nicht vollständige Wohnanschrift) anzugeben, dies ist aber auch ausreichend. Sollte das Registergericht im Einzelfall die Zustellung an die Wohnanschrift des Geschäftsführers doch einmal aus individuellen Gründen für erforderlich halten, kann das Registergericht diese durch eine einfache Melderegisterauskunft bei der zuständigen Meldebehörde ermitteln (vgl. BGHZ 239, 253 Rn. 46 = NZG 2024, 787).
Die Entscheidung trägt der steigenden Sensibilität beim Umgang mit persönlichen Daten Rechnung und schafft für alle Beteiligten Klarheit.