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Sichere Kommunikationsstandards bei Kleeberg

Die im Mai dieses Jahres in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung der EU verpflichtet uns unter anderem, beim Umgang mit personenbezogenen Daten angemessene Schutzvorkehrungen anzuwenden.

Es muss davon ausgegangen werden, dass danach der E-Mail-Austausch personenbezogener Daten nur noch verschlüsselt erfolgen darf. Darüber hinaus wird zunehmend die Auffassung vertreten, dass der Versand von unverschlüsselten E-Mails bei der Verschwiegenheitspflicht unterliegenden Berufsangehörigen nicht mehr zeitgemäß und daher berufsrechtlich zumindest bedenklich ist.

Wir haben uns daher entschlossen, auch in unserer Kanzlei ein Verschlüsselungssystem für die E-Mail-Kommunikation einzuführen, soweit diese den Austausch sensibler Daten beinhaltet.

Das Verfahren

Wenn wir eine Mitteilung für Sie verschlüsseln und versenden, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Anhang im HTML-Format. Die Benachrichtigung enthält lediglich den allgemein gehaltenen Hinweis, dass eine sichere Mail an Sie versandt wurde. Mit einem Doppelklick auf den Anhang öffnen Sie Ihren Internet-Browser und gelangen auf unser Portal. Nach Auswahl Ihrer Sprache und Bestätigung durch 'ok' öffnet sich das Anmeldefenster. Dort geben Sie Ihr Kennwort ein und klicken auf 'Anmelden'.

Beim allerersten Mal erhalten Sie hierfür von uns ein Passwort, das Ihnen getrennt - telefonisch oder per SMS oder per Fax - mitgeteilt wird. Ebenfalls nur beim ersten Mal öffnet sich an dieser Stelle ein Registrierungsformular, auf dem Sie für sämtliche zukünftigen Anmeldungen einmalig ein selbstgewähltes Passwort speichern. Ferner hinterlegen Sie hier eine ebenfalls selbstgewählte Sicherheitsfrage und deren Antwort, mit deren Hilfe Sie ein neues Passwort erstellen können, wenn Sie das alte vergessen haben.

Durch Eingabe Ihres Passworts öffnen Sie die verschlüsselte Mail und deren Anlagen. Mit dem Menüpunkt 'Speichern als' können Sie die entschlüsselte Mail - als Outlook-Mail, sonstiges E-Mail oder als pdf - auf Ihren Rechner herunterladen (dort wird sie im Regelfall im Ordner 'Download' landen); eine Outlook-Mail-Datei (msg) ziehen Sie anschließend mit Drag&Drop aus dem Ordner Download direkt in Ihren Posteingang oder einen Unterordner Ihres Posteingangs. Über den Antwort-Button können Sie uns auch verschlüsselt antworten.

Die Alternative: eigenes Zertifikat

Wesentlich einfacher gestaltet sich der verschlüsselte Mail-Austausch, wenn Sie für sich ein eigenes Zertifikat erwerben - oder ohnehin bereits ein solches nutzen - und mit dessen Hilfe Ihren öffentlichen Schlüssel bei uns hinterlegen. Dann können Sie, ohne den Umweg über unser Portal nehmen zu müssen, eingehende verschlüsselte Mails direkt lesen und verschlüsselte Mails direkt aus Ihrem Mailprogramm an uns versenden. Von Vorteil ist dies in erster Linie dann, wenn Sie oder Ihre Organisation einen eigenen E-Mail-Server betreiben.

Gängig sind hierbei die beiden Standards S/MIME (vorwiegend im kommerziellen Bereich) und PGP (im privaten Bereich). Unser System kann beide Varianten verarbeiten.

Wenn Sie bereits über ein S/MIME-Zertifikat verfügen, genügt es, uns eine signierte E-Mail zu schicken. Haben Sie bereits einen PGP-Schlüssel, ist Ihr öffentlicher Schlüssel über unser Portal hochzuladen. Bitte nehmen Sie hierfür Kontakt mit uns auf, damit wir Sie bei diesem Prozess unterstützen.