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Leitfaden für die Quali­tät im Intellec­tual-Property (IP)-Mana­gement

DIN 77006 und Qualitätsinitiative für das Management von IP (QIMIP)

Der Qualitätsstandard DIN 77006 konkretisiert Qualitätsanforderungen an Intellectual-Property- Managementsysteme, die als iterative Prozesse mit unter schiedlichen Teilschritten (Planen, Durchführen, Prüfen, Handeln) zu konzipieren sind. Zugleich unterstützt die Qualitätsinitiative für das Management von IP (QIMIP) Dienstleister, Berater und Institutionen im Management von geistigem Eigentum zur Umsetzung der DIN 77006-Anforderungen.

Bedeutung der DIN 77006

Durch die Digitalisierung steigt der Anteil immaterieller Vermögenswerte in Form von geistigem Eigentum (Intellectual-Property – IP) in vielen Unternehmen an. Der Qualitätsstandard DIN 77006 konkretisiert Qualitätsanforderungen an Intellectual-Property-Managementsysteme, die als iterative Prozesse mit unterschiedlichen Teilschritten (Planen, Durchführen, Prüfen, Handeln) zu konzipieren sind. Die Teilschritte werden durch die Norm separat adressiert, sodass Unternehmen im Ergebnis durch die entworfenen Intellectual-Property-Managementsysteme in die Lage versetzt werden sollen, zukunftssichere Entscheidungen zu treffen, Fehler und deren Nichtentdeckung zu vermeiden und die Prozessergebnisse kontinuierlich zu verbessern. Der DIN 77006 wird für viele Unternehmen und auch für Wirtschaftsprüfer von großer Bedeutung sein. DIN 77006 gibt konkrete Empfehlungen für den Aufbau, die Entwicklung, die Umsetzung, die Bewertung, die Aufrechterhaltung und die Verbesserung eines geeigneten, angemessenen und wirksamen IP-Managementsystems in Unternehmen, wobei auf alle Vorgänge eingegangen wird, die in Beziehung zu geistigem Eigentum stehen.

Prozesse des IP-Managementsystems

Der Zweck eines IP-Managementsystems ist die Bereitstellung eines organisatorischen Rahmens, um IP-Risiken und -Chancen zu behandeln. Das IP-Managementsystem soll hierbei als iterativer Prozess ausgestaltet sein, nachdem zunächst IP-Risiken und IP-Chancen zu bestimmen und angemessene IP-Ziele und Prozesse festzulegen sind (Planen). Die entsprechenden Prozesse sind im Anschluss auszuführen (Durchführen). Dies betrifft die Themenfelder des IP-Bewusstseins, der IP-Administration, der IP-Generierung, der IP-Durchsetzung, der IP-Verteidigung und der IP-Transaktionen. Die Leistung und die Wirkung des IP-Managementsystems sind regelmäßig zu überprüfen und anhand eines IP-Reportings festzuhalten (Prüfen), um im Anschluss ggf. Verbesserungen des IP-Managementsystems einzuleiten (Handeln). Diese iterativen Schritte sind vor dem Hintergrund der von der Geschäftsführung formulierten IP-Strategie und IP-Politik regelmäßig zu durchlaufen. Die DIN 77006 geht auf die jeweiligen Teilprozesse separat ein und gibt Hinweise für eine angemessene Implementierung.

Der Qualitätsbegriff wird zwar nicht abschließend definiert. Gleichwohl geht aus den Ausführungen hervor, dass das IP-Managementsystem zum einen dahingehend überprüft werden soll, inwiefern es zum Unternehmen und zur Unternehmenskultur passt, und zum anderen dahingehend, inwiefern es den Anforderungen von externen und internen Auftraggebern sowie anderweitig interessierten Parteien und dem Geschäftsmodell des Unternehmens entspricht. Außerdem ist zu überprüfen, ob das IP-Managementsystem beabsichtigte Ergebnisse produziert. Die Qualität des IP-Managementsystems wird demnach unter anderem bestimmt als Zusammenspiel zwischen intern und extern herangetragenen Erwartungen und dem unternehmerischen Anforderungsprofil.

Digitalisierung und zunehmende Bedeutung von IP in der Praxis

Die Digitalisierung bestehender Geschäftsmodelle oder die Entstehung neuer, digitaler Geschäftsmodelle bringen Neuerungen für Unternehmen im Hinblick auf deren Rechnungslegung und Berichterstattung mit sich. In diesem Zusammenhang fällt ein zunehmender Fokus auf immaterielle Vermögensgegenstände, die bilanziell und außerbilanziell angemessen abzubilden sind. Auch Bewertungsfragen gewinnen im Zusammenhang mit bilanziellen und steuerlichen Fragestellungen, aber auch bei Unternehmenstransaktionen zunehmend an Bedeutung. Daneben ergeben sich auch zunehmend rechtliche Herausforderungen in Bezug auf den Umgang mit geistigem Eigentum, woraus sich wesentliche Risiken, bspw. das Risiko, Schutzrechte Dritter zu verletzen, ergeben können. Obwohl diese Veränderungen grundsätzlich sämtliche Unternehmen betreffen, verfolgen insbesondere mittelständige und kleine Unternehmen oftmals keinen ganzheitlichen Ansatz zum Management von geistigem Eigentum.

Der Qualitätsstandard gibt gerade für diese Unternehmen erste Anhaltspunkte zur Ausgestaltung eines IP-Managementsystems. Bestandteil dessen ist die regelmäßige Überprüfung des Systems anhand von internen oder externen Audits, um seine Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit festzustellen und um ggf. verbessernde Maßnahmen zu ergreifen. In diesem Kontext kann dem Wirtschaftsprüfer als Berater die Rolle zukommen, die Qualität des implementierten IP-Managementsystems zu beurteilen. Um eine mit der DIN 77006 konforme Qualität des IP-Managementsystems sicherzustellen, wären hierfür einheitliche Beurteilungs- und Prüfungsgrundsätze grundsätzlich wünschenswert.

Qualitätsinitiative für das Management von IP (QIMIP

Die Qualitätsinitiative für das Management von IP (hier klicken: QIMIP) dient der Förderung eines qualitätsorientierten IP-Managements in der deutschen Industrie und Wirtschaft auf Basis der DIN 77006, Intellectual-Property-Managementsysteme – Anforderungen. Als QIMIP-Partner sind wir Teil dieser Gemeinschaft und haben es uns zu Aufgabe gemacht, systematisches IP-Management zu fördern und Bestrebungen unserer Kunden und Mandanten bei der Einführung und Aufrechterhaltung von IP-Managementsystemen qualifiziert zu unterstützen.

Fazit

Die DIN 77006 beschäftigt sich mit der Implementierung und Aufrechterhaltung geeigneter, angemessener und wirksamer IP-Managementsysteme. Die Ausführungen sind gerade vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung und der wachsenden Bedeutung immaterieller Vermögenswerte von Bedeutung. Insbesondere für Unternehmen, die bisher keinen wesentlichen Fokus auf das Management von geistigem Eigentum gelegt haben, lassen sich notwendige Minimalanforderungen der betrieblichen IP-Organisation ableiten. Bestandteil der Ausführungen sind Auditanforderungen, zu deren Erfüllung grundsätzlich Wirtschaftsprüfer als externe Berater eingesetzt werden können. Die Leitlinien zu den Anforderungen an IP-Managementsysteme sind nahezu für alle Unternehmen relevant, der Umfang der umzusetzenden Maßnahmen hängt aber von der Größe, Struktur, Komplexität und insbesondere vom Geschäftsmodell des jeweiligen Unternehmens ab. Hier sind die Unternehmen ebenso wie Abschlussprüfer und Berater gefordert. Die QIMIP unterstützt hierbei Unternehmen und Berater gleichermaßen im Zusammenhang mit allen relevanten Fragestellungen zu einem qualitätsorientierten IP-Managements in der deutschen Industrie und Wirtschaft auf Basis der DIN 77006.

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