Software-as-a-Service (SaaS/Cloud) stellt eine kosteneffiziente Alternative zur traditionellen IT-Installation dar. Im Hinblick auf die klassische IT-Installation, bei der die Unternehmen eine eigene IT-Infrastruktur kaufen und die Software selber mittels einer eigenen IT-Abteilung installieren sowie verwalten, werden bei Software-as-a-Service (Saas/Cloud) Lösungen die Software-Anwendungen im Rahmen eines Lizenz- und Vertriebsmodell über das Internet als Service angeboten. Dabei stellt sich die Frage wie die Softwareausgaben bilanziell zu behandeln sind.
I. Begriffsdefinition Cloud Computing/SaaS
Mit der zunehmenden Digitalisierung ist der Trend zur Auslagerung betrieblicher Prozesse und Funktionen z.B. IT-gestützte Rechnungslegungssysteme eines Unternehmens auf andere Dienstleistungsunternehmen erkennbar. Eine spezielle Form des IT-Outsourcing stellen dabei Cloud Computing Dienstleistungen dar. Diese werden vom Dienstleistungsunternehmen häufig über das Internet auf Abruf zur Verfügung gestellt und weisen folgende Merkmale auf:
- On-Demand self service:
Bereitstellung und Freigabe der Dienstleistung erfolgt bedarfsorientiert ohne Notwendigkeit über Eingriff des Dienstleistungsunternehmens.
- Broad Network Access:
Die Dienstleistung wird unabhängig von Ort, Zeit und einem beliebigen Endgerät (bspw. PCs, Tablets, Smartphones, etc.) über Standard-Webtechnologien zur Verfügung gestellt.
- Resource Pooling:
Die für die Erbringung der Dienstleistung benötigten IT-Ressourcen werden aus einem Pool von IT-Ressourcen allen Nutzern der Dienstleistung dynamisch und virtualisiert zur Verfügung gestellt.
- Rapid elasticity:
Die Kapazität der Dienstleistung kann durch das bedarfsorientierte Hinzufügen oder Wegnehmen von IT-Ressourcen jederzeit und schnell erhöht bzw. reduziert werden.
- Measured Service:
Die IT-Ressourcen können einem auslagernden Unternehmen in messbaren Einheiten (z.B. Plattenkapazität, genutzte Bandbreite oder Anzahl Nutzerkonten) bereitgestellt werden.
Dabei wird beim Cloud Computing in folgende Servicemodelle unterschieden:
- Infrastructure-as-a-Service (IaaS):
Bezeichnet eine Dienstleistung, die sicherstellt, dass dem auslagernden Unternehmen bei Bedarf eine IT-Infrastruktur bereitgestellt wird, bspw. Festplattenkapazität, Netzwerkserverkapazität, Speicherkapazität.
- Plattform-as-a-Service (PaaS):
Bezeichnet eine Dienstleistung, bei der dem auslagernden Unternehmen eine Umgebung zum Betrieb von selbstentwickelten Softwarelösungen bereitgestellt wird. Dabei kann das auslagernde Unternehmen beispielsweise eigene Anwendungen wie eine Reisekostenabrechnung oder eine Rechnungsprüfung entwickeln, testen sowie betreiben.
- Software-as-a-Service (SaaS):
Bezeichnet eine Dienstleistung, bei der das auslagernde Unternehmen eine IT-Anwendung aus der Cloud nutzt, bspw. eine Financial Performance Management Softwarelösung zur Konzernabschlusserstellung sowie Finanzplanung. Das auslagernde Unternehmen hat dabei in der Regel keinen Einfluss auf die der genutzten IT-Anwendung zugrunde liegende IT-Infrastruktur, mit Ausnahme ggf. vorzunehmender anwenderspezifischer Parametereinstellungen in der IT-Anwendung.
Im nachfolgenden Themenbeitrag wird die handelsrechtliche Bilanzierung solcher SaaS-Lösungen wie beispielsweise der Software LucaNet näher betrachtet. Dabei wird bei der Bilanzierung zwischen den laufenden Lizenzgebühren sowie der Kosten für die Implementierung der angeschafften SaaS-Software unterschieden.
II. Bilanzierung der laufenden Lizenzgebühren
Die zentrale Frage, ob die laufenden Lizenzgebühren für eine SaaS-Software in der Bilanz des Anwenders zu aktivieren sind oder sofort als Aufwand zu erfassen sind, ist zunächst ausgehend vom Kriterium des wirtschaftlichen Eigentums an der Software zu beantworten. Ist dies zu bejahen, sind diese gemäß § 246 Abs. 1 HGB in der Bilanz des Anwenders auszuweisen.
Die Frage nach dem wirtschaftlichen Eigentum, ist im Wesentlichen vom Lizenzmodell abhängig. Häufig handelt es sich hierbei um eine Art Mietlizenz, die durch die laufende Entrichtung einer Lizenzgebühr durch den Anwender zur Nutzung der Software ermächtigt. Dabei wird häufig beobachtet, dass bei Softwarelösungen wie LucaNet und dergleichen, die Softwareanwender nicht über ein exklusives Nutzungsrecht verfügen. Sie weisen dabei eher kurzfristige Laufzeiten sowie feste Zahlungen über den Leasingzeitraum auf. Der Softwareanwender erlangt weder rechtliches noch wirtschaftliches Eigentum an der Software.
Demnach sind derartige SaaS-Lösungen eher als ein zeitraumbezogenes Nutzungsüberlassungsverhältnis zu sehen (= schwebendes Dauerbeschaffungsgeschäft). Dabei erwirbt der Anwender entgeltlich ein Nutzungsrecht, dessen Aktivierung jedoch die Grundsätze der Nichtbilanzierung von schwebenden Geschäften entgegenstehen. Die Lizenzgebühren sind dabei vom Softwareanwender als laufender Aufwand zu erfassen.
III. Bilanzierung der Implementierungskosten
Kosten für die Implementierung angeschaffter Software gehören in der Regel als Betriebsbereitschaftskosten zu den Anschaffungskosten (= aktivierungspflichtige Anschaffungsnebenkosten). Wurde jedoch lediglich das Nutzungsrecht an einer Software erworben und ist der Lizenzvertrag ein nicht bilanzierungsfähiges schwebendes Geschäft (siehe Ausführung oben), dürfen dessen Anschaffungskosten nach den Grundsätzen für schwebende Geschäfte nicht aktiviert werden. Dies gilt auch für die Implementierungskosten. Ohne Aktivierung der Anschaffungskosten können auch die Implementierungskosten nicht als Anschaffungsnebenkosten aktiviert werden. Dabei erfüllen die Implementierungskosten auch nicht die Voraussetzungen eines eigenen Vermögensgegenstandes, da es bereits am Kriterium der Einzelverwertbarkeit mangelt. Die Implementierung lässt sich nicht separat auf einen Dritten übertragen, da die Implementierung ohne das einzelne Nutzungsrecht für einen Dritten als wertlos anzusehen ist.
Die Implementierungskosten für die SaaS-Software sind demnach ebenfalls beim Softwareanwender als laufender Aufwand zu erfassen.
