Die Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten gemäß CSRD und ESRS unterliegt einer Vielzahl regulatorischer Anforderungen, die Unternehmen dazu verpflichten, umfassende und komplexe Informationen bereitzustellen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist die Einführung eines effektiven internen Kontrollsystems (IKS) von entscheidender Bedeutung. In diesem Zusammenhang hat das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) einen Praxishinweis (4/2023) veröffentlicht, der u.a. die Ausgestaltung eines IKS zur Aufstellung von Nachhaltigkeitsberichten erläutert.
Im Zuge der Nachhaltigkeitsberichterstattung nach CSRD und ESRS sind umfangreiche Angaben notwendig, um die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Auf Unternehmensseite erfordert dies die Implementierung von Prozessen, um eine strukturierte und effiziente Informationsermittlung zu ermöglichen sowie die Richtigkeit der Berichtsinhalte zu gewährleisten. Hierzu gehört auch die Einrichtung eines Internen Kontrollsystems (IKS), das speziell auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung ausgerichtet ist. Vor diesem Hintergrund hat sich das IDW in seinem Praxishinweis 4/2023 zur Ausgestaltung und Prüfung eines solchen IKS geäußert. Zusätzlich zu dem ohnehin erforderlichen rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystem müssen die zur Nachhaltigkeitsberichterstattung verpflichteten Unternehmen künftig somit weitere Kontrollmaßnahmen implementieren.
In dem neuen Praxishinweis führt das IDW zunächst aus, dass die internen Kontrollen darauf ausgerichtet sein sollen, die organisatorische und technische Umsetzung der Entscheidungen der gesetzlichen Vertreter zur ordnungsgemäßen Durchführung des Nachhaltigkeitsberichtswesens sicherzustellen. Die Verantwortung für das IKS liegt dabei in den Händen der gesetzlichen Vertreter des Unternehmens. Hierzu gehört auch die Aufstellung der IKS-Beschreibung. Das IKS umfasst verschiedene Elemente, die einen strukturierten Rahmen für die Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten bieten. Zu den zentralen Bestandteilen gehören das Kontrollumfeld, IKS-Ziele, der Risikobeurteilungsprozess, das Informations- und Kommunikationssystem, Kontrollaktivitäten sowie der Überwachungs- und Verbesserungsprozess des internen Kontrollsystems.
Das Kontrollumfeld des Unternehmens stellt den Rahmen dar, innerhalb dessen die Regelungen zur Kontrolle eingeführt und angewendet werden. Die mit dem IKS verfolgten Ziele leiten sich daraus ab, welche entscheidungsrelevanten Informationen zu welchem Zeitpunkt im Rahmen der Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts benötigt werden. Sie werden auf Grundlage der allgemeinen Unternehmensziele, gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben sowie den Anforderungen an die Berichterstattung festgelegt. Der Risikobeurteilungsprozess dient dazu, Risiken, die sich bspw. aus fehlerhaften Prozessabläufen, personell bedingten Fehlern oder auch aus externen Ereignissen ergeben können, zu erkennen und zu beurteilen, um festzustellen, wie diesen Risiken angemessen begegnet werden kann. Das Informations- und Kommunikationssystem ermöglicht den angemessenen Austausch von Informationen im IKS selbst. Dabei werden notwendige Informationen eingeholt, aufbereitet und an die zuständigen Stellen innerhalb des Unternehmens weitergeleitet. Die Kontrollaktivitäten stellen sicher, dass mit den implementierten Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen den Risiken entgegengewirkt wird, um die IKS-Ziele zu erreichen. Der Überwachungs- und Verbesserungsprozess zielt schließlich darauf ab, die Angemessenheit und Wirksamkeit des eingerichteten IKS zu prüfen. Er beinhaltet sowohl prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen, die z. B. durch eine Interne Revision durchgeführt werden können, als auch prozessintegrierte Überwachungsmaßnahmen. Die Ergebnisse dieser Maßnahmen müssen anschließend berichtet und ausgewertet werden.
Die Notwendigkeit eines IKS ist für die Unternehmen nicht neu. Diejenigen, die künftig der Berichtspflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung nach CSRD/ESRS unterliegen, müssen zusätzliche Kontrollmaßnahmen schaffen, die speziell auf das Nachhaltigkeitsberichtswesen ausgerichtet sind. Hierfür bietet das IDW mit dem Praxishinweis 4/2023 den betroffenen Unternehmen eine strukturierte Orientierungshilfe zur Ausgestaltung dieses IKS. Durch die klare Definition und Aufschlüsselung der Bestandteile eines effektiven IKS wird die Erfüllung regulatorischer Anforderungen erleichtert und die Qualität von Nachhaltigkeitsberichten verbessert.
Darüber hinaus beinhaltet der IDW Praxishinweis 4/2023 Erläuterungen zur Prüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS zur Aufstellung eines Nachhaltigkeitsberichts.