Ab dem 1. Januar 2025 gilt – begleitet von Übergangsregelungen – für inländische Umsätze zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). Nach dem Entwurf eines Schreibens zu den Grundsätzen der E-Rechnung aus Juni 2024, veröffentlichte das BMF am 15. Oktober 2024 nun das finale Schreiben. Dieses enthält im Vergleich zum vorherigen Entwurf keine wesentlichen Neuerungen, enthält aber an einigen Stellen ausführlichere Erläuterungen.
1. Pflicht zur Verwendung der E-Rechnung
Für sämtliche Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich die E-Rechnung verpflichtend zu verwenden.
Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind lediglich Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise sowie steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG. Das BMF stellt klar, dass die Ausstellung einer E-Rechnung auch dann verpflichtend ist, wenn nur Teile der abgerechneten Leistung der E-Rechnungspflicht unterliegen.
Die im BMF-Schreiben vorgesehenen Übergangsregelungen gelten ausschließlich für den Versand, jedoch nicht für den Empfang von E-Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2025 muss daher jeder inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Grundsätzlich kann sich ein Rechnungsaussteller bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, sofern keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Der Verwendung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer oder der ab Herbst 2024 stufenweise eingeführten Wirtschafts-Identifikationsnummer soll hierbei eine Indizwirkung zukommen.
2. Zulässige E-Rechnungsformate
Die E-Rechnung ist definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 entsprechen (CEN-Norm EN 16931).
Gemäß dem BMF-Schreiben erfüllen insbesondere die X-Rechnung sowie Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format ab 2.0 diese Anforderungen. Andere europäische elektronische Rechnungsformate wie Factur-X (Frankreich) und Peppol-BIS Billing sind ebenfalls zulässig.
Zudem kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger ein anderes elektronisches Format vereinbart werden, sofern dieses Format die vollständige und richtige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format, welches der Norm 16931 entspricht, ermöglicht oder mit diesem interoperabel ist.
Welches zulässige Format im Einzelfall verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.
3. Inhalt und Übermittlung der E-Rechnung
Jede ordnungsgemäße E-Rechnung muss im strukturierten Teil alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten. Ergänzende Angaben können z. B. in einem unstrukturierten PDF-Anhang erfolgen. Ein Link in der Datei erfüllt die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG oder § 31 Abs. 1 UStDV jedoch explizit nicht.
Auch nach Veröffentlichung des finalen BMF-Schreibens bleibt offen, auf welchem Weg E-Rechnungen zu übermitteln sind. Die Vereinbarung des Übermittlungsweges ist Sache einer zivilrechtlichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien. In Frage kommen z. B. der Versand per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder über Downloadportale. Der im Entwurf des BMF-Schreibens ausdrückliche Verweis darauf, dass die Übermittlung einer E-Rechnung per USB-Stick nicht möglich sei, fehlt in der finalen Version.
4. Vorsteuerabzug
Sonstige Rechnungen erfüllen im Falle einer bestehenden E-Rechnungspflicht nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigen somit nicht zum Vorsteuerabzug. Eine inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnung kann jedoch (unter Anwendung eines strengen Maßstabs) zum Vorsteuerabzug berechtigen, sofern daraus die materiellen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erkennbar sind.
5. Weitere Einzelfragen zur E-Rechnung
Verträge können dem Grunde nach auch ab 2025 als Rechnung gelten. Bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Mietverhältnissen) soll es genügen, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird bzw. sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Änderungen der erstmaligen E-Rechnung sind erst erforderlich, wenn sich die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichtangaben ändern.
Für Rechnungsberichtigungen gelten bei der E-Rechnung die allgemeinen Grundsätze. Im Falle einer E-Rechnungspflicht hat somit die Rechnungsberichtigung ebenfalls im strukturierten elektronischen Format zu erfolgen. Die Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in anderer Form ist nicht zugelassen.
Das BMF weist darauf hin, dass technisch noch keine Ausstellung einer Endrechnung (mit Abzug der Anzahlungsbeträge in der Schlussrechnung) im strukturierten Format möglich sei. In E-Rechnungen müsse daher derzeit entweder eine Restrechnung (über den ausstehenden Betrag) erstellt werden oder die Verrechnung der Anzahlungen für die Übergangszeit in einem (unstrukturierten) Anhang dargestellt werden.