Am 15. Oktober 2024 veröffentlichte das BMF das lang erwartete finale BMF-Schreiben zu den Grundsätzen der E-Rechnung. Obwohl das Schreiben im Vergleich zum ursprünglichen Entwurf an einigen Stellen nachgeschärft wurde, ließ auch die finale Fassung einige Fragen offen. Nun hat das BMF am 19. November 2024 Fragen und Antworten (FAQ) zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 veröffentlicht.
Ab dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich verpflichtend zu verwenden. Für die Einführung der obligatorischen E-Rechnung gelten Übergangsregelungen, sodass nach aktuellem Stand erst ab dem Jahr 2028 alle inländischen Unternehmer zu Empfang und Versand der E-Rechnung verpflichtet sind.
Die am 19. November 2024 vom BMF veröffentlichten FAQ liefern im Vergleich zum finalen BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 keine wirklich neuen Erkenntnisse. Jedoch beseitigen die FAQ hinsichtlich einiger Punkten Unklarheiten, die sich aus dem BMF-Schreiben ergeben.
Pflicht zur Verwendung der E-Rechnung
Das BMF stellt in Nr. 12 der FAQ nochmals klar, dass ab dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer die Notwendigkeit besteht, E-Rechnungen empfangen zu können, unabhängig davon, ob sie unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind. Hierzu genügt bereits ein E-Mail-Postfach.
Von der Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnung sind daher auch Kleinunternehmer i. S. d. § 19 UStG betroffen, obwohl diese nicht zum Ausstellen von E-Rechnungen verpflichtet werden sollen. Das BMF begründet dies damit, dass das gesetzgeberische Ziel der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft (Nr. 1 der FAQ) nur durch eine flächendeckende Verwendung der E-Rechnung erreicht werden könne.
Daher sind Nr. 5 der FAQ auch Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind, von den Regelungen zur obligatorischen E-Rechnung erfasst. Leistungen, die den nichtunternehmerischen Bereich eines Vereins betreffen, sind von der Verpflichtung zum Empfang und zum Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen.
Während das BMF-Schreiben keine expliziten Regelungen für Barverkäufe über 250 EUR enthielt, stellen die FAQ klar, dass für bar bezahlte Leistungen keine besonderen Regelungen gelten. Somit ist für Barverkäufe (z. B. für Geschäftsessen oder Materialeinkäufe im Baumarkt) ab dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag 250 EUR übersteigt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte. In solchen Fällen kann vor Ort zunächst eine sonstige Rechnung (z. B. ein Kassenbeleg) ausgestellt werden, der im Anschluss durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Es stehe den Beteiligten allerdings frei, die für sie optimale Lösung zu wählen.
Übertragungswege und Aufbewahrung
Das finale BMF-Schreiben lässt offen, auf welchem Weg E-Rechnungen zu übermitteln sind. In Frage kämen z. B. der Versand per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder über Downloadportale.
Die FAQ stellen nun klar, dass auch die Übergabe auf einem USB-Stick als Übertragungsweg zulässig ist. Dieser Hinweis war im Entwurf des BMF-Schreibens enthalten, wurde jedoch nicht in die finale Version übernommen. Der Übermittlungsweg im konkreten Einzelfall ist aber in einer zivilrechtlichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien zu klären.
Auch gegenüber der Finanzverwaltung soll es ab dem 1. Januar 2025 (z. B. im Zusammenhang mit abgegebenen Steuererklärungen) möglich sein, E-Rechnung über Elster einreichen zu können.
Zur Aufbewahrung der E-Rechnung heißt es in Nr. 13, dass bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren ist, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.