Unternehmen haben Buchungsbelege, Rechnungen und weitere Gesch\u00e4ftsunterlagen regelm\u00e4\u00dfig nach \u00a7 257 HGB, \u00a7 147 AO<\/strong> sowie den Einzelsteuergesetzen aufzubewahren<\/strong>. Die hierdurch ausgel\u00f6sten k\u00fcnftigen Aufwendungen f\u00fcr Lagerung, Archivierung, Digitalisierung oder sonstige Verwahrung begr\u00fcnden nach Auffassung der Finanzverwaltung am Bilanzstichtag eine Verpflichtung, deren wirtschaftliche Ursache bereits in der Vergangenheit liegt.<\/p>\n\n\n\n Die Aufbewahrungspflichten<\/strong> f\u00fchren daher zur Bildung einer R\u00fcckstellung<\/strong> f\u00fcr ungewisse Verbindlichkeiten<\/strong>. Entscheidend ist dabei, dass die R\u00fcckstellung nicht f\u00fcr s\u00e4mtliche<\/strong> im Unternehmen vorhandenen Unterlagen<\/strong> zu bilden ist, sondern allein f\u00fcr diejenigen Unterlagen, f\u00fcr die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht<\/strong>. Freiwillig aufbewahrte Unterlagen sind grunds\u00e4tzlich nicht anzusetzen.<\/p>\n\n\n\n Ber\u00fccksichtigungsf\u00e4hige Unterlagen und ihre Restlaufzeiten<\/u><\/strong><\/u><\/strong><\/p>\n\n\n\n Bei der Ermittlung des R\u00fcckstellungsbetrags sind ausschlie\u00dflich die tats\u00e4chlich aufbewahrungspflichtigen Gesch\u00e4ftsunterlagen zu ber\u00fccksichtigen. Zugleich ist f\u00fcr jede Unterlagenkategorie die jeweils noch verbleibende Aufbewahrungsfrist ma\u00dfgeblich. Bereits abgelaufene Aufbewahrungsfristen f\u00fchren damit nicht mehr zu einer R\u00fcckstellungsverpflichtung<\/strong>, sofern die Unterlagen nicht aus anderen Gr\u00fcnden weiterhin aufbewahrt werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr die Praxis bedeutet dies, dass eine saubere Trennung<\/strong> zwischen gesetzlich aufbewahrungspflichtigen<\/strong> und freiwillig vorgehaltenen Unterlagen<\/strong> erforderlich<\/strong> ist. Soweit eine derartige Differenzierung nur mit erheblichem Aufwand m\u00f6glich<\/strong> ist, erlaubt die Finanzverwaltung f\u00fcr freiwillig aufbewahrte Unterlagen einen pauschalen Abschlag von 20 %<\/strong>. Dieser Vereinfachungsabschlag tr\u00e4gt dem Umstand Rechnung, dass nicht der gesamte Unterlagenbestand einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt.<\/p>\n\n\n\n Ansatz der Aufbewahrungskosten<\/u><\/strong><\/u><\/strong><\/p>\n\n\n\n Ber\u00fccksichtigungsf\u00e4hig sind die Aufwendungen<\/strong>, die dem Unternehmen voraussichtlich entstehen, um die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen w\u00e4hrend der Restaufbewahrungsfrist zu verwahren. Hierzu k\u00f6nnen insbesondere Kosten der Lagerung, der Archivierung, der Digitalisierung<\/strong> sowie der erforderlichen technischen und organisatorischen Aufrechterhaltung des Archivs geh\u00f6ren. Nicht anzusetzen<\/strong> sind hingegen Aufwendungen, die nicht unmittelbar der Erf\u00fcllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht<\/strong> dienen, wie beispielsweise Kosten f\u00fcr die Entsorgung der Unterlagen oder zuk\u00fcnftige Kosten f\u00fcr die Aufbewahrung, welche dem Unternehmen noch nicht entstanden sind.<\/p>\n\n\n\n Die Verf\u00fcgung best\u00e4tigt<\/strong> die in der Praxis verbreitete Berechnung<\/strong> anhand eines Faktors von 5,5<\/strong> f\u00fcr die j\u00e4hrlich anfallenden Aufbewahrungskosten. Dieser Faktor dient der Ber\u00fccksichtigung der durchschnittlich noch verbleibenden Aufbewahrungsdauer. Die konkrete H\u00f6he der j\u00e4hrlichen Aufbewahrungskosten ist dabei anhand der tats\u00e4chlichen Verh\u00e4ltnisse des Unternehmens, etwa der Kostenstruktur des Papier- oder Digitalarchivs, zu ermitteln. Nicht j\u00e4hrlich wiederkehrende Kosten<\/strong> sind gesondert nach ihrer wirtschaftlichen Verursachung und F\u00e4lligkeit zu beurteilen.<\/p>\n\n\n\n Keine Auswirkung der verk\u00fcrzten Aufbewahrungsfristen<\/u><\/strong><\/u><\/strong><\/p>\n\n\n\n Seit dem 1. Januar 2025<\/strong> gelten f\u00fcr Buchungsbelege und Rechnungen verk\u00fcrzte Aufbewahrungsfristen<\/strong> von acht Jahren. Die Finanzverwaltung stellt jedoch klar, dass diese Verk\u00fcrzung aus Vereinfachungsgr\u00fcnden keine Auswirkungen auf die Berechnung der R\u00fcckstellung hat. F\u00fcr die R\u00fcckstellungsbemessung bleibt daher die bisherige Berechnungsmethodik ma\u00dfgeblich<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Damit besteht f\u00fcr Unternehmen keine Verpflichtung<\/strong>, bestehende R\u00fcckstellungsberechnungen allein wegen der Fristverk\u00fcrzung anzupassen<\/strong>. Gleichwohl sollte die H\u00f6he der R\u00fcckstellung regelm\u00e4\u00dfig \u00fcberpr\u00fcft werden, insbesondere wenn sich der Unterlagenbestand, die Aufbewahrungsform oder die Kostenstruktur wesentlich ge\u00e4ndert haben.<\/p>\n\n\n\n Abzinsung der R\u00fcckstellung<\/u><\/strong><\/u><\/strong><\/p>\n\n\n\n Eine Abzinsung der R\u00fcckstellung<\/strong> kommt nach der Verf\u00fcgung nicht in Betracht<\/strong>. Die R\u00fcckstellung ist somit mit dem ermittelten Erf\u00fcllungsbetrag anzusetzen. F\u00fcr die Bilanzierung bedeutet dies, dass auf die Ermittlung eines Abzinsungsfaktors oder die Ber\u00fccksichtigung eines Zinseffekts \u00fcber die Restlaufzeit der Aufbewahrungsfrist zu verzichten ist.<\/p>\n\n\n\n Hinweise f\u00fcr die Praxis<\/u><\/strong><\/u><\/strong><\/p>\n\n\n\n Die Verf\u00fcgung liefert eine wichtige Orientierung f\u00fcr die Jahresabschlusspr\u00fcfung<\/strong> und die steuerliche Gewinnermittlung<\/strong>. Unternehmen sollten ihre Archivierungsprozesse so dokumentieren, dass nachvollziehbar ist, welche Unterlagen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, welche Restlaufzeiten bestehen und welche Kosten hierf\u00fcr k\u00fcnftig erwartet werden.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr die R\u00fcckstellungsberechnung<\/strong> empfiehlt sich eine nachvollziehbare Aufstellung<\/strong> nach Unterlagenkategorien, Aufbewahrungsfristen und Kostenarten<\/strong>. Der pauschale Abschlag von 20 %<\/strong> f\u00fcr freiwillig aufbewahrte Unterlagen kann dabei eine praktikable Vereinfachung darstellen, sofern eine detaillierte Unterscheidung nur mit unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigem Aufwand m\u00f6glich w\u00e4re.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Das Landesfinanzamt Niedersachsen hat mit Verf\u00fcgung vom 26. 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