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Die Änderungen zur virtuellen Haupt­versammlung in 2021

Anpassung des COVID-19-Gesetzes

Die Handlungsfähigkeit von Unternehmen ist angesichts der Einschränkungen der Versammlungsmöglichkeiten während der COVID-19-Pandemie stark beeinträchtigt.

Es stellt sich daher für Organe einer Gesellschaft, unabhängig von ihrer Rechtsform, die dringende Frage, welche Alternativen sich bieten, um die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft bestmöglich aufrecht zu erhalten. Eine Hilfestellung hierzu bietet das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie (im Folgenden: COVID-19-Gesetz), welches am 28.03.2020 in Kraft getreten ist und insbesondere im Gesellschafsrecht weitreichende Veränderungen bzw. Erleichterungen herbeigeführt hat. Über das COVID-19-Gesetz haben wir bereits in unserer Kurzinformation „Gesetzesänderungen in der Corona-Krise insbesondere zur Durchführung von Haupt- und Gesellschafterversammlungen“ vom 15.04.2020 berichtet.

Nun wurde kurz vor Beginn der Hauptversammlungssaison 2021 vom Bundestag ein Gesetz zur Anpassung der Regelungen aus dem COVID-19-Gesetz beschlossen. Das „Gesetz zur Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht“ (im Folgenden: Anpassungsgesetz) sieht in Art. 11 Regelungen für die virtuelle Hauptversammlung einer AG vor, welche die Erfahrungen aus solchen Hauptversammlungen, die im Jahr 2020 bereits gemacht wurden, entsprechend berücksichtigen.

Ausweitung der Fragemöglichkeit

Durch das COVID-19-Gesetz wurde das Recht, Fragen in einer virtuellen Hauptversammlung zu stellen, modifiziert. Das Auskunftsrecht i.S.v. § 131 AktG, wie es für Präsenz-Hauptversammlungen besteht, wurde für die neue Form der Hauptversammlung eingeschränkt. Es bestand lediglich eine sogenannte Fragemöglichkeit. Der Vorstand kann hierbei entscheiden (nach pflichtgemäßem und freiem Ermessen), ob und wie die Fragen der Aktionäre beantwortet werden. Eine Pflicht zur Beantwortung gab es nicht.

Durch das Anpassungsgesetz wird die beschriebene Fragemöglichkeit der Aktionäre zu einem tatsächlichen Fragerecht ausgeweitet. Nach dem Gesetz ist der Vorstand nunmehr zur Beantwortung der Aktionärsfragen verpflichtet. Ein Ermessen hinsichtlich seiner Antwort hat der Vorstand zukünftig nur noch im Hinblick auf die Art und Weise („wie“) der Beantwortung der gestellten Fragen. Dadurch wird beispielsweise die Bündelung der Antworten zu mehrfach oder inhaltsgleich gestellten Fragen ermöglicht. Die vollständige Nichtbeachtung einer zulässigen Frage wird in Zukunft aber zur Möglichkeit der Anfechtung von Beschlüssen führen.

Verlängerung der Frist zur Einreichung der Frage

Bisher konnte der Vorstand vorgeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Die Neuregelung aus dem Anpassungsgesetz sieht nun vor, dass der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats bestimmen kann, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Damit müssen aber Fragestellungen während der Hauptversammlung nach wie vor nicht zugelassen werden.

Handlungsmöglichkeiten bei übermäßigem Umfang an Fragen

Aufgrund der Ausweitung der Fragemöglichkeit der Aktionäre zu einem tatsächlichen Fragerecht, ist offen, wie mit einer „Flut“ an Fragen umzugehen ist. Ab einem gewissen Umfang an Fragen kann die Beantwortung aller Fragen innerhalb eines Versammlungstags zu Schwierigkeiten im zeitlichen Ablauf der Versammlung führen oder gar unmöglich sein. Für reguläre Hauptversammlungen eröffnet das Aktiengesetz dem Versammlungsleiter die Möglichkeit, das Frage- und Rederecht der Aktionäre während der Hauptversammlung zeitlich angemessen zu beschränken, wenn eine entsprechende Regelung in der Satzung oder Geschäftsordnung der Gesellschaft verankert ist Da vorliegend aber die Fragen schon im Vorfeld gestellt werden, kann dieses Korrektiv aus dem Aktiengesetz für die virtuelle Hauptversammlung nicht herangezogen werden. Nötig wäre eine Beschränkungsmöglichkeit schon im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung. Es könnte deshalb vorliegend in Erwägung gezogen werden, den Versammlungsleiter zu ermächtigen, den Umfang des Fragerechts der Aktionäre, entsprechend der Möglichkeit aus dem Aktiengesetz, schon im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung, vor allem in quantitativer Hinsicht, angemessen beschränken zu dürfen, wenn für ihn vorherzusehen ist, dass ein nicht zu bewältigender Umfang an Fragen vor der Hauptversammlung eingereicht wurde und dadurch der reguläre Ablauf der Hauptversammlung unmöglich werden würde. Selbstverständlich darf ein solches Vorgehen aber nicht zur Aushöhlung des nun gegebenen Fragerechts der Aktionäre führen. Die Herausforderung wird es sein, den Versammlungsleitern hier ein angemessenes Instrument an die Hand zu geben.

Die „Fiktionslösung“

Auch die Behandlung der Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären in der Hauptversammlung wurde nun gesetzlich geregelt. Grundsätzlich sind solche Anträge und Wahlvorschläge in der Hauptversammlung nur dann zwingend zu behandeln, wenn sie während der Hauptversammlung gestellt wurden. Bisher steht den Aktionären jedoch kein explizites Antragsrecht während der virtuellen Versammlung zu. Die elektronische Teilnahme geht nämlich nicht zwingend mit der Möglichkeit zur Ausübung von Antragsrechten einher.

Gegenanträge oder Wahlvorschläge, die im Vorfeld der Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingehen und von ihr zugänglich zu machen sind (vgl. §§ 126, 127 AktG), gelten nun als in der Versammlung gestellt. Vor der Hauptversammlung von der Gesellschaft zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge müssen der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Versammlung übersandt worden sein und der betreffende Aktionär muss dafür ordnungsgemäß legitimiert sein, also seinen Anteilsbesitz nachgewiesen haben, und zur Hauptversammlung angemeldet sein.

Der Geltungszeitraum für das COVID-19-Gesetz und seine Anpassungen

Gemäß Art. 2 § 7 COVID-19-Gesetz sollten die darin normierten Regelungen für das Jahr 2020 gelten. Auf Grundlage des Art. 2 § 8 COVID-19-Gesetz verordnete jedoch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) die Verlängerung der Erleichterungen bis zum 31.12.2021 an.

Hinsichtlich der Regelungen aus den hier behandelten Anpassungen gilt es zu beachten, dass diese Änderungen erst zum 28.02.2021 in Kraft treten. Bei Hauptversammlungen, die bis zum 27.02.2021 stattfinden, finden die Regelungen also keine Anwendung.

Fazit

Angesichts der zeitlichen Begrenzung der vorstehend erläuterten Erleichterungen und deren Anpassung, bietet es sich für Gesellschaften an, eine Änderung ihrer Gesellschaftsverträge oder Satzungen in Erwägung zu ziehen, um diese und gegebenfalls darüber hinaus gehende Erleichterungen dauerhaft zu nutzen. Es stellt sich insofern die Frage, wie solche Änderungen in den jeweiligen Verträgen bzw. Satzungen ausgestaltet werden können.

Um dauerhaft Erleichterungen für Versammlungen von Gesellschaften aller Art zu ermöglichen, müssen die jeweiligen Gesellschafterverträge bzw. Satzungen um Zusätze ergänzt werden, die Versammlungen und Abstimmungen per Telefon- oder Videokonferenz oder in beliebiger Kombination zulassen. Sogar die Durchführung via App am Mobiltelefon kann in den Verträgen festgelegt werden. Für die AG ergibt sich die Möglichkeit hierzu explizit aus § 118 AktG. Für die GmbH ergibt sich aus § 45 GmbHG die Möglichkeit, die gesetzlichen Bestimmungen zur Gesellschafterversammlung durch den Gesellschaftsvertrag abzubedingen.

Durch diese individuelle Erweiterung der Möglichkeiten, über den gesetzlich vorgegebenen Rahmen hinaus, kann die Handlungsfähigkeit der Gesellschaften, also auch der Unternehmen, in Ausnahmesituationen aufrechterhalten werden. Es bedarf damit auch keines Rückgriffs mehr auf oftmals, wie vorliegend gegeben, nur zeitlich begrenzte gesetzliche Erleichterungen.

Möglich erscheint es aber auch, dass seitens des Gesetzgebers nach der COVID-19-Pandemie ein dauerhaft geltendes Recht zur Durchführung von virtuellen Versammlungen geschaffen wird. Dadurch könnten beispielsweise hybride Hauptversammlungen, an denen Aktionäre sowohl vor Ort im Versammlungssaal, als auch online teilnehmen können ermöglicht werden. Eine solche dauerhafte Ausweitung der Rahmenbedingungen wäre sehr zu begrüßen.

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