Unternehmer haben im Falle der innergemeinschaftlichen Lieferungen durch einen entsprechenden Belegnachweis zu dokumentieren, dass der Liefergegenstand tatsächlich in das EU-Ausland gelangt ist. In der Praxis müssen sich Lieferanten (insbesondere in Abholfällen) meist auf den guten Willen ihrer Kunden verlassen, dass diese den erforderlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Mit seinem Urteil vom 18.12.2025 (Az. V R 3/25) stärkt der BFH den Vertrauensschutz in Fällen, in denen Unternehmer vergeblich auf den Belegnachweis warten.
Innergemeinschaftliche Lieferung ist gem. § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG umsatzsteuerfrei, sofern die Voraussetzungen nach § 6a Abs. 1 UStG vorliegen und der leistende Unternehmer die erforderlichen Buch- und Belegnachweise vorhält. Da die Beweislast für die Anwendbarkeit der Steuerbefreiung stets beim Steuerpflichtigen liegt, sind Angaben der Kunden mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu prüfen und zu dokumentieren.
Hat der Unternehmer eine Lieferung als steuerfrei behandelt, obwohl die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung tatsächlich nicht vorliegen, so ist die Lieferung gem. § 6a Abs. 4 Satz 1 UStG gleichwohl als steuerfrei anzusehen, wenn die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und der Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte.
In der Praxis ist jedoch häufig fraglich, wann ein Unternehmer seine Sorgfaltspflicht hinreichend erfüllt hat, um sich auf den Vertrauensschutz berufen zu können. Das BFH-Urteil vom 18.12.2025 (Az. V R 3/25) gibt Aufschluss darüber, inwiefern der Belegnachweis für die Inanspruchnahme des Vertrauensschutzes relevant ist:
1) Sachverhalt
Im Urteilsfall bot der Kläger, ein im Inland ansässiger Unternehmer, einen gebrauchten Pkw über eine Internetplattform zum Verkauf an. Nachdem der Geschäftsführer einer rumänischen Gesellschaft sein Interesse an dem Pkw bekundet hatte, überprüfte der Kläger die rumänische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers durch qualifizierte Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern und ließ sich einen Handelsregisterauszug der rumänischen Gesellschaft vorlegen. Bei der Abholung des Pkw fertigte der Kläger zudem eine Kopie des Lichtbildausweises des Geschäftsführers an.
Im schriftlichen Kaufvertrag verpflichtete sich der Käufer insbesondere dazu, den Pkw nach Rumänien auszuführen und im Inland abzumelden.
Die dem Käufer ausgehändigte Gelangensbestätigung wurde trotz mehrfacher telefonischer und schriftlicher Mahnungen nie an den Kläger zurückgesandt.
Der Kläger behandelte den Verkauf des Pkw als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Nach Prüfung durch das Finanzamt und Abstimmung mit den rumänischen Steuerbehörden stellte sich heraus, dass der Pkw das Inland nie verlassen hatte. Das Finanzamt versagte daraufhin die Steuerbefreiung u. a. mit der Begründung, dass keine Gelangensbestätigung vorliege.
Nach erfolglosem Einspruchsverfahren wies das zuständige Finanzgericht die Klage ab. Ohne Gelangensbestätigung fehle es am vollständigen Beleg- und Buchnachweis. Daher könne sich der Kläger auch nicht auf den Vertrauensschutz gem. § 6a Abs. 4 UStG berufen.
2) Entscheidung des BFH
Der BFH gab der Revision des Klägers statt und entschied zugunsten des Klägers.
Die Erfüllung des Buch- und Belegnachweises gehört zu den Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns. In diesem Zusammenhang gilt die Gelangensbestätigung gem. § 17b Abs. 2 UStDV zwar als eindeutiger und leicht nachprüfbarer Belegnachweis.
Jedoch kann ein Steuerpflichtiger den erforderlichen Belegnachweis auch durch andere geeignete Belege erbringen. So auch die Versicherung des Abnehmers, den Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu befördern, die im vorliegenden Urteilsfall im schriftlichen Kaufvertrag festgehalten wurde, als Nachweis dienen.
Zudem kam der Kläger seiner Sorgfaltspflicht, die für die Berufung auf den Vertrauensschutz maßgeblich ist, durch die qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Überprüfung der Unternehmensdaten nach.
3) Bedeutung für die Praxis
Das Urteil des BFH macht deutlich, dass der Überprüfung von Kundendaten und der entsprechenden Dokumentation bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eine wesentliche Bedeutung zukommt.
In Abholfällen eröffnet das BFH-Urteil eine zusätzliche Möglichkeit zur Absicherung durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen.
Dennoch bleibt es empfehlenswert, den Belegnachweis grundsätzlich durch die Gelangensbestätigung zu führen, um Diskussionen mit der Finanzverwaltung vorzubeugen.