Mit Urteil vom 24.03.2026 (VIII R 6/24) überträgt der BFH seine Rechtsprechung zu Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1, 2 EStG) auf das häusliche Arbeitszimmer: Die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG ist nur erfüllt, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln, gesondert und zeitnah (Regelfrist: 10 Tage) dokumentiert werden. Eine nachträglich, etwa bei Erklärungserstellung, erstellte Kostenzusammenstellung genügt nicht, selbst bei vollständiger Belegsammlung.
Hintergrund
Nach § 4 Abs. 7 EStG unterliegen bestimmte Betriebsausgaben, die ein Unternehmer steuerlich geltend machen kann, u. a. Geschenke, Bewirtungskosten und die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer besonderen Aufzeichnungspflichten. Konkret verlangen diese, dass die betreffenden Aufwendungen einzeln, getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben und zeitnah dokumentiert werden. Im Urteil vom 24.03.2026 hat sich der BFH zur Aufzeichnungspflicht für die Aufwendungen des häuslichen Arbeitszimmers eines selbständig tätigen Steuerpflichtigen geäußert und im vorliegenden Fall den Betriebsausgabenabzug versagt.
Sachverhalt
Ein Freiberufler ermittelte seinen Gewinn für das Streitjahr 2017 per Einnahmen-Überschussrechnung und nutzte Dachgeschoss- sowie Erdgeschossräume seines Eigenheims (vom BFH als funktionale Einheit gewertet) als häusliches Arbeitszimmer. Das Finanzamt erkannte das Arbeitszimmer im Einkommensteuerbescheid dem Grunde nach an, legte der Berechnung des abziehbaren Anteils jedoch die Wohnflächenverhältnisse statt der vom Kläger geforderten Nutzfläche zugrunde. Über diesen Flächenstreit hinaus wurde die Aufzeichnungspflicht zunächst nicht thematisiert. Erst im finanzgerichtlichen Verfahren vor dem FG Hessen forderte der zuständige Richter den Kläger unter Verweis auf § 4 Abs. 7 EStG zur Vorlage seiner Aufzeichnungen auf. Der Kläger legte daraufhin eine Kostenaufstellung vor und räumte in der mündlichen Verhandlung ein, die zugrunde liegenden Belege über das Jahr gesammelt und erst im Zuge der Erstellung seiner Steuererklärung zusammengestellt zu haben.
Entscheidung
Das FG Hessen wertete das Vorgehen des Klägers als Verstoß gegen § 4 Abs. 7 EStG und verweigerte den Betriebsausgabenabzug bereits dem Grunde nach, wogegen der Kläger Revision einlegte. Der BFH bestätigt nunmehr in seinem Urteil vom 24.03.2026 die Ansicht des FG Hessen.
Zur Begründung überträgt der BFH seine bisherige Rechtsprechung zu Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen auf das häusliche Arbeitszimmer: Da es einer klaren Abgrenzung des betrieblichen vom privaten Bereich bedarf, genügt eine bloße geordnete Belegsammlung nicht. Erforderlich ist die zeitnahe Aufzeichnung der Aufwendungen auf einem besonderen Konto der Buchführung (bei Betriebsvermögensvergleich) oder in einer besonderen Spalte im Rahmen der Ausgabenaufzeichnungen (bei Einnahmen-Überschussrechnung). Zeitnah sind die Aufzeichnungen laut BFH, wenn sie innerhalb von zehn Tagen und in Ausnahmefällen von bis zu einem Monat vorgenommen werden.
Der Betriebsausgabenabzug für das Arbeitszimmer entfiel dadurch vollständig. Der ursprüngliche Streit um den maßgeblichen Flächenanteil wurde damit gegenstandslos.
Folgen für die Praxis
Das Urteil überträgt die für Geschenke und Bewirtungskosten seit Langem geltenden strengen Aufzeichnungsanforderungen erstmals ausdrücklich auf das häusliche Arbeitszimmer und schafft damit Klarheit für einen bislang vom BFH nicht entschiedenen Bereich. Für Steuerpflichtige mit häuslichem Arbeitszimmer bedeutet dies künftig einen spürbaren Mehraufwand: Eine nachträgliche Aufarbeitung gesammelter Belege bei Erstellung der Steuererklärung genügt nicht mehr. Erforderlich ist stattdessen eine sorgfältigere, unterjährige Einzelerfassung – sei es durch eigene fortlaufende Aufzeichnung oder durch zeitnahe Übermittlung an den Steuerberater.