Tax Compliance Management System: Vom Schutzinstrument zum Steuerungsinstrument

Tax Compliance Management Systeme werden in der Praxis vorrangig unter dem Gesichtspunkt der steuerstrafrechtlichen Absicherung diskutiert. Ihr betriebswirtschaftlicher Nutzen geht jedoch weit darüber hinaus, im operativen Vollzug, in der Prozessqualität und in der Unternehmens-Governance.

Tax Compliance Management Systeme (kurz: Tax CMS) werden in der deutschen Praxis meist als Schutzinstrument gegen Haftung nach § 153 AO betrachtet. Dabei leistet ein Tax CMS weit mehr. Über vier Ebenen hinweg, von der Indizwirkung nach § 153 AO über operative Rechtssicherheit und Prozesseffizienz bis hin zu konkreten Kosten- und Governance-Vorteilen, trägt es nicht nur zur Risikoabwehr, sondern aktiv zur Unternehmenssteuerung bei.

Haftungsrechtlicher Ausgangspunkt § 153 AO

Mit BMF-Schreiben vom 23.05.2016 hat die Finanzverwaltung erstmals klargestellt, dass ein funktionierendes innerbetriebliches Kontrollsystem im Steuerbereich einem Unternehmen zugutekommen kann, insbesondere bei der Frage, ob ein Fehler vorsätzlich oder zumindest leichtfertig begangen wurde. Die Aussage ist seither in Abschnitt 2.6 AEAO zu § 153 AO verankert. Diese Wirkung tritt jedoch nicht automatisch ein. Entscheidend ist, ob das System zum Zeitpunkt des Fehlers bereits etabliert war, im Tagesgeschäft tatsächlich angewendet wurde und speziell auf die Art des betroffenen Fehlers zugeschnitten war. Ein System, das erst nach einem Vorfall eingeführt oder im laufenden Betrieb nicht konsequent angewendet wird, kann diesen Effekt nicht für sich beanspruchen.

Daneben stellt die Finanzverwaltung nach vorheriger Prüfung des Tax CMS Erleichterungen bei steuerlichen Außenprüfungen in Aussicht, wie z. B. das Aussetzen eines Prüfungsturnus bei anschlussgeprüften Unternehmen.

Wer Steueraufgaben delegiert, bleibt nach § 130 OWiG als zentrales Bindeglied zwischen individueller Pflichtverletzung und Organisationsverantwortung dennoch in der Pflicht. Das betrifft insbesondere die Frage, wer mit einer Aufgabe betraut wird, wie diese Person eingearbeitet wird und wie ihre Arbeitsergebnisse überprüft werden. Diese Organisationspflicht besteht unabhängig davon, wie die Aufgaben im Unternehmen verteilt sind. Nach der Rechtsprechung des LG München I und des OLG Nürnberg kann ein fehlendes oder unwirksames Compliance-System als Organisationsverschulden gewertet werden.

Steuerliche Entscheidungen im operativen Tagesgeschäft

Fachbereiche außerhalb der Steuerabteilung verfügen in der Regel über kein vertieftes steuerliches Fachwissen, treffen aber dennoch ständig Entscheidungen mit steuerlicher Wirkung: ein Sachbezug bei der Weihnachtsfeier, ein Geschenk an einen langjährigen Kunden, die Abrechnung einer Dienstreise. Formal ist die Zuständigkeit klar geregelt, tatsächlich entsteht die Entscheidung jedoch dort, wo der Sachverhalt anfällt, häufig ohne Rücksprache mit der Steuerfunktion. Bei Massenvorgängen wie der Lohnsteuerpauschalierung oder in der Umsatzsteuer summiert sich dies zu einem erheblichen Risiko.

Bei mittelständischen Unternehmen mit mehreren Standorten verschärft sich diese Problematik regelmäßig zusätzlich. Reisekosten- oder Bewirtungsbelege laufen dezentral über die einzelnen Betriebsstätten, ohne dass eine einheitliche steuerliche Prüfung stattfindet. Ein Tax CMS setzt hier nicht als zusätzliche Kontrollebene an, sondern als Klärung von Zuständigkeit: Wer entscheidet, und ab welchem Punkt ist ein Sachverhalt an die Steuerfunktion weiterzugeben? Für die Fachabteilungen bedeutet dies vor allem, einen Sachverhalt als steuerlich relevant zu erkennen und die zuständige Stelle einzubinden. Die inhaltliche Bewertung obliegt dann dieser Stelle. Ein gut gestaltetes Tax CMS als Organisations- und Entscheidungsstruktur, kann so operative Prozesse deutlich beschleunigen.

Prozessqualität statt nachträglicher Korrektur

Die klassische deutsche Steuerpraxis prüft steuerliche Sachverhalte vor allem anhand der fertigen Steuererklärungen. Auffällig wird ein Fehler in diesem Modell meist erst zu einem späteren Zeitpunkt, sei es im Rahmen einer Außenprüfung oder weil er dem Unternehmen selbst erst auffällt und daraufhin eine Berichtigung nach § 153 Abs. 1 S. 1 AO erforderlich wird. Bei hohem Geschäftsvolumen und zahlreichen beteiligten Stellen, lässt sich ein einzelner Fehler dann oft nicht mehr auf eine bestimmte Handlung zurückführen, da er im Ablauf selbst angelegt ist.

Ein prozessintegriertes Tax CMS setzt früher an. Kontrollen greifen bereits im operativen Ablauf, nicht erst bei der Erklärungserstellung. Das IKS und die GoBD-Vorgaben der Finanzverwaltung tragen zur formalen Ordnungsmäßigkeit bei. Ob ein Prozess inhaltlich korrekt durchlaufen wurde, zeigt sich dabei allerdings meist erst im Nachhinein. Die Verfahrensdokumentation sollte daher über die reine Beschreibung der eingesetzten Software hinausgehen und erkennbar machen, an welcher Stelle im Prozess eine steuerliche Entscheidung fällt, wer dafür verantwortlich ist und wie diese Entscheidung kontrolliert wird.

Ein zentrales Element ist dabei, wie in betriebswirtschaftlichen Abläufen die Überprüfung auf die korrekte steuerliche Handhabung eines Sachverhalts integriert wird. Dabei sind Routinen, wie die Einschaltung der unternehmensinternen Steuerabteilung oder die Kontaktaufnahme mit externen Fachleuten, von hoher Bedeutung.

Wirtschaftliche und aufsichtsrechtliche Bedeutung

Beim Aufbau eines Tax CMS rückt für viele Unternehmen zunächst die Kostenfrage in den Vordergrund. Ein genauerer Blick zeigt jedoch, dass die höheren Kosten meist gerade beim Fehlen eines solchen Systems entstehen. Durch aufwendige Abstimmungsschleifen, durch Berichtigungen, die erst im Nachhinein nötig werden, und durch Außenprüfungen, die sich ohne belastbare Dokumentation deutlich hinziehen können. Ein funktionierendes System setzt genau dort an, senkt den Abstimmungsbedarf zwischen Fachabteilungen und Steuerfunktion und macht steuerliche Positionen über die Zeit verlässlicher.

Über die reine Kostenfrage hinaus wirkt ein Tax CMS auch auf die rechtliche Verantwortung der Unternehmensleitung. Mit § 91 Abs. 3 AktG konkretisiert der Gesetzgeber für börsennotierte Gesellschaften die Pflicht des Vorstandes, ein angemessenes und wirksames internes Kontroll- und Risikomanagementsystem einzurichten, in das auch die Steuerfunktion einzubeziehen ist. Auf der Rechtsfolgenseite hat der BGH mit Urteil vom 09.05.2017 (Az. 1 StR 265/16) entschieden, dass ein funktionierendes Compliance-System bei der Bemessung eines Bußgeldes mindernd berücksichtigt werden kann.

Fazit

Der haftungsrechtliche Schutz ist meist der erste Anlass, sich mit einem Tax CMS zu befassen, sollte jedoch nicht der einzige bleiben. Sein eigentlicher Wert zeigt sich im Tagesgeschäft, wenn steuerliche Fragen dort geklärt werden, wo sie entstehen, und bevor sich daraus Fehler entwickeln. Ein Tax CMS ist somit kein einmaliges Projekt, sondern ein dynamischer, kontinuierlich weiterzuentwickelnder Organisationsprozess. Es dient nicht nur der defensiven Risikoabwehr, sondern wird zum aktiven Unternehmenssteuerungsinstrument, ersetzt jedoch keine sorgfältige Einzelfallprüfung.