Klick und fertig? Die elektronische Unterschrift im deutschen Recht

Elektronische Unterschriften erfreuen sich wachsender Beliebtheit, und die Zahl der Anbieter wie DocuSign, Adobe Sign oder Skribble nimmt stetig zu. Mithilfe elektronischer Unterschriften lassen sich Dokumente schnell und bequem signieren, Zeit, Aufwand und Kosten können gespart werden. Doch wann ist eine elektronische Unterschrift nach deutschem Recht überhaupt zulässig? Welche rechtliche Wirkung entfaltet sie? Hier ist Vorsicht geboten, denn je nach Anwendungsfall können besondere Anforderungen bestehen oder die elektronische Unterschrift sogar gänzlich unzulässig sein.

Was ist eine elektronische Unterschrift und welche Arten gibt es?

Eine elektronische Unterschrift (auch elektronische Signatur genannt) ist ein digitales Verfahren zur Signierung von Dokumenten; Ziel dabei ist es, die Identität des Unterzeichnenden zu bestätigen. Die eIDAS-Verordnung der EU-Kommission (Verordnung (EU) Nr. 910/2014 – electronic IDentification, Authentication and trust Service) unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen. Diese unterscheiden sich in Bezug auf ihr Sicherheitsniveau, ihre rechtliche Anerkennung im Geschäftsverkehr und ihre Einsatzmöglichkeiten:

• Einfache elektronische Signatur (EES)

Die EES ist die einfachste Form einer elektronischen Signatur. An die EES bestehen keine besonderen technischen oder rechtlichen Anforderungen, sie umfasst alle elektronischen Daten, die zur Unterzeichnung eines Dokuments verwendet werden und eine Person eindeutig zuordnen können. Eine EES ist beispielsweise eine mit Namen unterschriebene E-Mail, eine eingescannte Unterschrift oder auch der bloße Klick auf „Zustimmen“ oder ähnliches. Die EES ist weit verbreitet und einfach anzuwenden, sie hat wegen ihrer leichten Fälschbarkeit aber nur einen geringen Sicherheitswert.

• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die FES muss bestimmte technische Anforderungen erfüllen und verfügt deshalb über ein höheres Maß an Sicherheit als die EES. Die FES muss (i) eindeutig mit einer Person verknüpft sein, (ii) der Unterzeichner muss die Signatur mit einem ihm zugewiesenen Signaturmittel erstellen, das unter seiner alleinigen Kontrolle steht (z. B. eine PIN oder ein Zertifikat), (iii) der Inhalt des signierten Dokuments darf nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können und (iv) es ist eine Verknüpfung der Signatur mit den signierten Daten erforderlich, sodass eine nachträgliche Veränderung erkennbar ist. In der Praxis kommt die FES beispielsweise im Online-Banking zum Einsatz.

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die höchste Sicherheitsstufe elektronischer Signaturen stellt die QES dar. Sie wird mittels einer sicheren Signaturerstellungseinheit (z. B. einer SmartCard oder eines Fernsignatur-Dienstes) erzeugt und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter nach einer Identitätsprüfung ausgestellt wird. Die QES hat nach deutschem Recht (weitestgehend) dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Die rechtlichen Grundlagen zur Nutzung elektronischer Signaturen in Deutschland

Ob eine elektronische Signatur für die rechtswirksame Zeichnung eines Dokuments ausreicht, hängt davon ab, ob und welche Formvorschriften für das jeweilige Rechtsgeschäft gelten. Das deutsche Recht kennt die folgenden Formvorschriften:

• Formfreiheit

Im deutschen Rechtsverkehr gilt grundsätzlich die Formfreiheit. Verträge und Vereinbarungen müssen nicht schriftlich, sondern können auch mündlich, durch einen Handschlag oder durch schlüssiges Handeln geschlossen werden. Es gibt jedoch Rechtsgeschäfte, für die das Gesetz eine besondere Form vorschreibt. Zumeist sind dies Rechtsgeschäfte, die eine besondere Bedeutung und/oder Tragweite haben. Bei diesen gelten abhängig vom wirtschaftlichen Risiko und dem Schutzbedürfnis einer Vertragspartei unterschiedlich strenge Formvorschriften. Die Formvorschrift hat dabei eine Warn-, Schutz-, Klarstellungs-, Beweis- und/oder Beratungsfunktion.

Ist ein Rechtsgeschäft formfrei möglich, kann dieses immer auch mittels elektronischer Signatur abgeschlossen werden. Dabei kann jede Art der elektronischen Signatur verwendet werden.

• Textform (§ 126b BGB)

Erfordert das Gesetz die Textform, muss die Erklärung in lesbarer Form auf einem dauerhaften Datenträger abgefasst sein. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich, jedoch muss der Verfasser erkennbar sein.

Auch Rechtsgeschäfte, für die die Textform vorgeschrieben ist, können elektronisch signiert werden. Eine einfache elektronische Signatur reicht auch hier in rechtlicher Hinsicht aus.

• Schriftform (§ 126 BGB) und elektronische Form (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB)

Die Schriftform, oft auch als „wet ink“ bezeichnet, verlangt eine eigenhändige Unterschrift oder ein notariell beglaubigtes Handzeichen.

Die Schriftform kann grundsätzlich durch eine elektronische Signatur ersetzt werden (elektronische Form). In diesen Fällen ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur genügen nicht. Zudem gibt es Rechtsgeschäfte, bei denen das Ersetzen der Schriftform durch die elektronische Form ausgeschlossen ist, z. B. bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen.

• Öffentliche Beglaubigung (§ 129 BGB) und notarielle Beurkundung (§ 128 BGB)

Ist eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben, muss ein Notar die Echtheit der Unterschrift bestätigen. Ist eine notarielle Beurkundung erforderlich (z. B. beim Grundstückskauf oder Ehevertrag) müssen die anzugebenden Erklärungen in einer Verhandlung vor einem Notar abgegeben und vom Notar in einer Niederschrift festgehalten werden. Die Niederschrift wird vom Notar verlesen, von den Beteiligten genehmigt und muss eigenhändig unterschrieben werden. 

Sowohl bei der öffentlichen Beglaubigung als auch bei der notariellen Beurkundung sind elektronische Signaturen ausgeschlossen.

Beweiswert elektronischer Signaturen

Wer plant, im Einzelfall eine elektronische Signatur einzusetzen, sollte neben der zuvor erläuterten rechtlichen Wirksamkeit auch darauf achten, welchen Beweiswert die elektronische Unterschrift im Streitfall hat. Dieser unterscheidet sich je nachdem, welche Art der elektronischen Signatur eingesetzt wird:

• Die einfache elektronische Signatur (EES) hat einen nur geringen Beweiswert, da sie leicht fälschbar ist.

• Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) hat aufgrund ihrer technischen Schutzmechanismen einen höheren Beweiswert als die EES, da sie eine gewisse Integritätssicherung gewährleistet. Die FES wird aber (im Gegensatz zur QES) nicht als echt vermutet. Im Zweifel muss also der Verwender der FES mithilfe weiterer Beweismittel (z. B. Zeugen, technische Prüfungen) nachweisen, dass die FES echt ist.
  
  
• Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat den höchsten Beweiswert, da sie durch eine qualifizierte Vertrauensdienstleistung und mittels eines sicheren Signaturerstellungssystems erzeugt wird. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und wird im Streitfall als vollwertiges Beweismittel anerkannt. Die QES hat eine gesetzliche Vermutung der Echtheit und Unverfälschtheit (§ 371a ZPO). Das bedeutet, dass das Gericht davon ausgeht, dass die Signatur echt ist, solange keine Zweifel an ihrer Echtheit bestehen. Die Gegenseite müsste das Gegenteil beweisen.

Anwendungsbeispiele für elektronische Signaturen

Ausgehend von der rechtlichen Zulässigkeit ihrer Verwendung, ihrem Sicherheitsniveau und ihrem Beweiswert lassen sich elektronische Signaturen in der Praxis beispielsweise in den folgenden Fällen einsetzen:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Namensnennung in einer E-Mail, z. B. als Bestätigung einer Absprache, Zustimmung zu AGB und Datenschutzrichtlinien, einfache Kaufverträge über geringwertige Gegenstände, Geschäftsführungsbeschlüsse, Sitzungsprotokolle

• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Miet- und Arbeitsverträge (sofern keine strengere Formvorschrift gilt), Angebote und Kostenvoranschläge, Verträge mit mittlerem Sicherheitsbedarf, Zustimmung zu Finanzdokumenten (z. B. Kreditverträgen mittleren Umfangs)

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Befristete Arbeitsverträge, Verbraucherdarlehensverträge, Kündigungen von Mietverhältnissen, Pachtverträge, Gesellschafterbeschlüsse

Nicht nutzbar sind elektronische Signaturen dagegen beispielsweise in den folgenden Fällen:

• Schriftform (nicht elektronisch ersetzbar): Kündigungserklärung des Arbeitgebers, Bürgschaftserklärungen (außer bei beiderseitigem Handelsgeschäft)

• Öffentliche Beglaubigung (nicht elektronisch ersetzbar): Handelsregister- und Grundbucheintragungen

• Notarielle Beurkundung (nicht elektronisch ersetzbar): Grundstücksübertragungen, Ehe- und Erbverträge, Übertragung von GmbH-Geschäftsanteilen

Fazit

Elektronische Signaturen sparen Zeit, machen Prozesse effizienter, sicherer und reduzieren den Papierverbrauch. Es sollte aber in jedem Einzelfall geprüft werden, welche Formanforderungen für das jeweilige Rechtsgeschäft gelten und welches Sicherheitsniveau im speziellen Fall angebracht ist. Abhängig davon ist die passende elektronische Signatur zu wählen. Während die EES für alltägliche Aufgaben ausreicht, sollten rechtlich bindende und sicherheitskritische Dokumente nur mit der FES, besser noch mit der QES gezeichnet werden.