In vielen kleinen und mittleren Unternehmen steht ein Alleingesellschafter-Geschäftsführer („AGGF“) an der Unternehmensspitze, der sowohl das wirtschaftliche Risiko eines Gesellschafters als auch die strategische und operative Verantwortung eines Geschäftsführers übernimmt. Dies sorgt für kurze Entscheidungswege und ist häufig ein Erfolgsfaktor. Oft wird jedoch unterschätzt, welches Risiko entsteht, wenn der AGGF unerwartet ausfällt: Ohne entsprechende Vorsorge kann dies weitreichende, ggf. existenzbedrohende Folgen für die Gesellschaft, die Mitarbeiter und die Familie haben.
1. Welche Probleme können auftreten, wenn der AGGF nicht mehr handeln kann?
Beispielsweise sind vor allem folgende Probleme zu nennen:
- Keine Aufstellung des Jahresabschlusses: Der Jahresabschluss kann ohne handlungsfähigen AGGF nicht wirksam aufgestellt und unterzeichnet werden, was zu Fristversäumnissen und Ordnungsgeldern führen kann.
- Keine operative und strategische Leitung: Tägliche Entscheidungen bleiben liegen, Projekte kommen ins Stocken und es fehlt eine Person, die die Ausrichtung des Unternehmens bestimmt und verantwortet.
- Keine rechtliche Vertretung nach außen: Es gibt niemanden, der wirksam Verträge unterschreiben, die Gesellschaft gegenüber Dritten vertreten oder notwendige Erklärungen abgeben kann.
- Keine korrekte Buchführung, Steuern, Abgaben: Ohne AGGF geraten Buchführung, Steuererklärungen und Zahlungen in Gefahr, was zu Säumniszuschlägen, Zwangsgeldern etc. führen kann.
- Kein Mitarbeiterverantwortlicher: Es fehlt die Person, die Weisungen erteilt, das Personal verwaltet, arbeitsrechtliche Maßnahmen treffen kann etc.
- Gefahr der Insolvenzverschleppung: Tritt während der Handlungsunfähigkeit des AGGF eine Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ein, kann die gesetzliche Insolvenzantragspflicht (§ 15a InsO) nicht fristgerecht erfüllt werden. Dies kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
2. Woran sollte im Vorhinein gedacht werden?
Um ein tragfähiges Notfallkonzept für ein Unternehmen ausarbeiten zu können, müssen einige Gesichtspunkte im unternehmerischen sowie im privaten Bereich abgeklärt werden. Nur durch eine solche ganzheitliche Betrachtung aller im Folgenden genannten Punkte lässt sich sowohl der Fortbestand des Unternehmens als auch die private Vorsorge im Ernstfall lückenlos sicherstellen.
2.1 Unternehmensbereich
| Nachfolge | |
| – Wer führt das Unternehmen im Notfall weiter (vorübergehend/dauerhaft)? – Gibt es hierzu schriftliche Regelungen (Gesellschaftsvertrag/Vollmachten/Testament)? | |
| Schlüsselpersonen und Zugänge | |
| – Wer kennt wichtige Kunden, Lieferanten, Projekte, Rechtsstreitigkeiten? – Wer hat Bankvollmachten, Passwörter/PINs/Zugangscodes, Schlüssel (Büro, Lager, etc.)? | |
| Finanzen | |
| – Welche Konten, Depots, Schließfächer gibt es? – Welche regelmäßigen Zahlungen und Verpflichtungen laufen (Miete, Leasing, Darlehen etc.)? – Welche Beteiligungen und betrieblichen Versicherungen bestehen? | |
| Verträge und Rechts | |
| – Gesellschaftsunterlagen (Gesellschaftsvertrag, HR-Auszug, Vollmachten) – Wichtige Verträge (Arbeits-, Miet-, Leasing-, Lieferverträge etc.) – Schutzrechte und Dokumente (Marken, Patente, Designs, Urheberrechte, Kfz-Briefe etc.) | |
| Externe Ansprechpartner | |
| – Liste mit Kontaktdaten (Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer etc.) – Wer informiert diese im Ernstfall? | |
2.2 Privater Bereich
| Dokumente prüfen und mit Partner/Kindern abstimmen | |
| – Testament – General- und Vorsorgevollmachten – Patientenverfügung | |
| Grundfragen klären | |
| – Wer soll erben und wäre diese Person ohne Weiteres handlungsfähig? | |
| Rechtliche und steuerliche Folgen im Blick haben | |
| – Gestaltung so wählen, dass sie zu Familie, Vermögen und Unternehmen passt. – Frühzeitige Einbindung von Rechtsanwalt und Steuerberater | |
3. Welche Versorgungsmöglichkeiten stehen zur Auswahl?
Auf Grundlage dieser Vorüberlegungen sollten in einem zweiten Schritt konkrete Lösungen ausgearbeitet werden. Es gibt eine Vielzahl rechtlicher und praktischer Gestaltungsmöglichkeiten, um für den Notfall hinreichend vorzusorgen. Diese werden im Folgenden auszugsweise dargestellt.
3.1 Vollmachten und private Vorsorge
Zunächst ist sicherzustellen, dass vertrauenswürdige Personen mit den erforderlichen Vollmachten ausgestattet werden (beispielsweise befristete Vollmachten, Generalvollmachten oder Prokura). Dabei ist zu beachten, dass die Prokura zwar weitreichend ist, aber gesetzliche Grenzen hat; so umfasst sie beispielsweise nicht die Veräußerung von Grundstücken. Von besonderer Bedeutung ist die Vollmacht zur Ausübung der Gesellschafterrechte: Da beim AGGF dieselbe Person sowohl die Geschäftsführung ausübt als auch als einziger Gesellschafter einen neuen Geschäftsführer bestellen könnte, gibt es ohne eine solche Vollmacht im Ernstfall schlicht niemanden, der diese Bestellung vornehmen kann.
Parallel dazu muss im privaten Bereich dafür Sorge getragen werden, dass eine Patientenverfügung sowie Vorsorge- und Betreuungsvollmachten geschaffen werden. Fehlen diese, bestellt das Betreuungsgericht einen gesetzlichen Betreuer, der häufig keine unternehmerische Erfahrung mitbringt und dessen Handlungsspielraum gesetzlich eingeschränkt ist. Die privaten Vorsorgedokumente sollten nicht ausschließlich im Testament verankert werden, damit sie nicht erst mit dessen Eröffnung bekannt werden.
3.2 Erstellung eines Notfallplans
Auf Basis dieser Vollmachtserteilungen ist ein umfassender Notfallplan zu erstellen und soweit nötig, den relevanten Personen zu kommunizieren. Dieser Plan sollte Regelungen zur (vorübergehenden) Übernahme der Geschäftsführung vorsehen, ggf. klare Notfallregelungen im Gesellschaftsvertrag verankern sowie Zuständigkeiten auf mehrere Personen verteilen, um (weitere) Ausfallrisiken zu minimieren. Ergänzend kann eine sogenannte Schlüsselpersonenversicherung (Key-Man-Versicherung) sinnvoll sein, die den finanziellen Schaden abfedert, der durch den Ausfall des AGGF entsteht.
3.3 Dokumentationen und Absicherungen steuerlicher Verpflichtungen
Unabdingbar ist zudem die vollständige Dokumentation aller wichtigen Geschäftsvorgänge, Zugangsdaten und Schlüssel sowie die Sicherstellung der fortlaufenden steuerlichen Pflichterfüllung durch eine fristgerechte Kommunikation mit dem Finanzamt.
3.4 Beirat als zusätzliche Sicherung
Ein weiterer Baustein kann die Einrichtung eines Notfallbeirats sein. Dessen Errichtung kann im Gesellschaftsvertrag an den Eintritt einer Bedingung (beispielsweise den dauerhaften Ausfall des AGGF) geknüpft werden. Der Notfallbeirat kann dabei unterstützen, einen internen oder externen Nachfolger zu finden oder gegebenenfalls selbst befristet die Geschäftsführung übernehmen. Dies reduziert das Risiko eines führungslosen Unternehmens und trägt dazu bei, dass im Ernstfall sowohl operative Handlungsfähigkeit als auch strategische Kontrolle gewahrt bleiben.
4. Fazit
Es ist festzuhalten, dass der AGGF zwar die Vorzüge der vollumfänglichen unternehmerischen Freiheit genießt, in derselben Rolle jedoch auch umfassende Risiken trägt. Ohne vorausschauende Regelungen drohen im Ernstfall erhebliche operative und persönliche Folgen. Deshalb ist eine proaktive Vorbereitung unerlässlich, um Risiken zu minimieren und so den Fortbestand des Unternehmens sowie die private Absicherung sicherzustellen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Entwicklung und Umsetzung eines auf Ihre Situation zugeschnittenen Notfallkonzepts.
