Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016, das „Kassengesetz“, hat in den letzten Jahren für viel Wirbel gesorgt. Nun hat das Bundesfinanzministerium einen Fragen- und Antwortenkatalog veröffentlicht, um Klarheit zu bringen. Wir haben hineingesehen und fassen die wichtigsten Punkte für Sie zusammen.
Mit dem Kassengesetz kamen viele Neuerungen: Die Belegausgabepflicht, die Kassennachschau und die Pflicht zur Nachrüstung einer TSE (Technischen Sicherheitseinrichtung). Besonders Letztere sorgte für Unmut bei den Unternehmern, die eine Kasse (mithin ein elektronisches Aufzeichnungssystem) im Einsatz haben.
Spezialfall: TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Eine TSE ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) oder von anerkannten sachverständigen Stellen zu zertifizieren. Die Pflicht zur Einbindung einer TSE trat aber bereits mit Wirkung zum 01.01.2020 in Kraft, bevor alle Fragen einer Zertifizierung geklärt waren und bevor die Entwicklung von TSE durch die Kassenhersteller abgeschlossen war.
Linderung hat eine Nichtbeanstandungsregel vom Bundesfinanzministerium geschaffen. Danach wurde es nicht beanstandet, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30.09.2020 noch nicht über eine TSE verfügten. Diese Frist ist mittlerweile abgelaufen, obwohl immer noch nicht für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme eine TSE verfügbar ist. Aus diesem Grund haben einzelne Bundesländer die Frist auf den 31.03.2021 verlängert, allerdings unter bestimmten Voraussetzungen:
- Eine TSE musste bis zum 30.09.2020 nachweislich verbindlich bestellt oder in Auftrag gegeben worden sein oder
- es ist der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen, eine solche ist aber nachweislich noch nicht verfügbar.
Die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums für Sie auf den Punkt gebracht
Um endlich Klarheit in das gesamte Thema „Kasse“ hineinzubringen, hat das Bundesfinanzministerium vor einigen Tagen einen >>Fragen- und Antwortenkatalog<< veröffentlicht. Wir haben für Sie die Top 5 der wichtigsten Fragestellungen nochmal zusammengefasst:
Frage 1: Welche Systeme müssen mit einer TSE geschützt werden?
Es kommt oft vor, dass Kassenmodule als Teil einer großen ERP-Lösung betrieben werden. Mit einer TSE zu sichern sind Geschäftsvorfälle, die zu einem kassen(sturz)relevanten Vorgang gehören. Andere Vorgänge, wie Bestellungen über die Warenwirtschaft, sind im Rahmen der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht aufzuzeichnen und müssen nicht über eine TSE laufen.
Das Bundesfinanzministerium stellt in diesem Zusammenhang nochmal klar: Ein ERP- oder Fakturasystem, das über ein Modul verfügt zur Erfassung barer Zahlungsvorgänge, darf nur dann in Verkehr gebracht werden, wenn es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt. Kann der Unternehmer das Modul nutzen, ist die Anbindung einer TSE zwingend.
Frage 2: Dürfen Kassen mit und ohne TSE in einer Filiale parallel betrieben werden?
Ja, unter den folgenden Voraussetzungen ist es möglich, Kassen mit und ohne TSE in einer Filiale weiter parallel zu betreiben:
- Die Anschaffung der Kassen ohne TSE erfolgte nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020. (Davor ist zwingend aufzurüsten bzw. zu ersetzen.)
- Diese alten Kassen erfüllen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010. Im Wesentlichen geht es hier um die Einzelaufzeichnungspflicht.
- Diese alten Kassen lassen sich technisch nicht mit einer TSE aufrüsten.
- Alte und neue Kassen (mit TSE) befinden sich nicht in einem technischen Verbundsystem.
Frage 3: Was passiert, wenn eine TSE oder eine Kasse ausfällt?
Oberster Grundsatz ist: Jeder Ausfall ist zu dokumentieren. Eine automatische Dokumentation ist zulässig. Empfehlenswert ist die Dokumentation von Start und Ende des Ausfalls sowie des Ausfallgrunds.
Fällt nur die TSE aus, weil es sich z.B. über eine cloud-basierte Lösung handelt und die Verbindung unterbrochen ist, muss dieser Ausfall auch auf dem Beleg ersichtlich sein. Dies muss das Kassensystem leisten und auf eine fehlende Transaktionsnummer oder eine sonstige eindeutige Kennzeichnung hinweisen. Ebenso müssen die Angaben vom Transaktionsstart und -ende (Datum und Uhrzeit) in diesem Fall vom Aufzeichnungssystem selbst bereitgestellt werden (kommt sonst von der TSE).
Die Belegausgabepflicht (siehe unten Frage 5) entfällt nur bei einem vollumfänglichen Ausfall des elektronischen Aufzeichnungssystems, der Druck- oder der Übertragungseinheit.
Der Ausfall muss unverzüglich behoben werden.
Frage 4: Welche Daten sind zu exportieren und was ist die DSFinV-K?
Zum Thema Datenexport hat sich das Bundesfinanzministerium nicht klar und erschöpfend geäußert. Aus unserer Sicht ist wichtig zu wissen, dass es zwei Exportschnittstellen gibt.
- Export aus der TSE
Eine wichtige Komponente der TSE ist die Exportschnittstelle, über die im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder einer Kassen-Nachschau die Daten, die über die TSE gelaufen sind sowie von ihr erzeugt wurden, zur Verifikation der Protokollierung bereitgestellt werden. In erster Linie können mit diesen Daten Manipulationen an der Kasse erkannt werden.
- Export aus dem System (über DSFinV-K)
Zusätzlich zu den Daten der TSE sind alle Daten, die das elektronische Aufzeichnungssystem selbst erzeugt hat, aus diesem zu exportieren. Das ist nichts anderes als die Bereitstellung der umgangssprachlich als „GDPdU-Export“ genannten Daten. Der Umfang dieser Daten ist größer als der TSE-Export, da hier alle Vorgänge im Detail vorhanden sind. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat auf seinen Seiten eine ausführliche Konfiguration zu dieser >>Schnittstelle „DSFinV-K“<< hinterlegt. Der Export über die DSFinV-K hat genaue Vorgaben zu Format und Umfang zu erfüllen – anders, als dies bisher bei der Bereitstellung von steuerlich relevanten Daten der Fall war.
Frage 5: Besteht eine Belegausgabepflicht?
Ja, es besteht eine Belegausgabepflicht. Der Beleg muss in jedem Fall auf Papier oder elektronisch erstellt und dem Kunden angeboten werden. Der auszugebende Beleg kann aber vernichtet werden, wenn der Kunde den Beleg nicht annimmt.
Die Pflicht zur Ausgabe eines Belegs entfällt nur ausnahmsweise: Bei einem vollumfänglichen Ausfall des elektronischen Aufzeichnungssystems, der Druck- oder der Übertragungseinheit, siehe auch oben, Frage 3. Oder wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird.
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