Mit Wirkung zum 1. April 2024 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein aktualisiertes Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.
Das neu vorliegende BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (IV D 2 – S 0316/21/10001 :002) aktualisiert das Schreiben vom 28. November 2019 und arbeitet vor allem Änderungen aufgrund der Umsetzung der DAC7 ein.
Neben redaktionellen Anpassungen äußert sich das BMF im aktuellen Schreiben eigens zum Umfang und zur Ausübung des Rechts auf Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO.
Danach kann die Finanzverwaltung verlangen, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format zur Auswertung überlassen werden. Dies kann z. B. auf einem Datenträger oder durch Zurverfügungstellung der Daten über eine Datenaustauschplattform erfolgen, für die die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat (§ 87a Absatz 1 AO). Dieses Verlangen kann gem. § 197 Absatz 3 AO mit der Prüfungsanordnung innerhalb einer angemessenen Frist bereits vor dem Beginn der Prüfung geltend gemacht werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.
Die Datenüberlassung umfasst die Mitnahme der Daten aus der Sphäre des Steuerpflichtigen. Eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten ist auch auf mobilen Datenverarbeitungssystemen der Finanzbehörden unabhängig von deren Einsatzort zulässig. Die Finanzbehörde darf die Daten bis zur Unanfechtbarkeit der die Daten betreffenden Verwaltungsakte auch auf den mobilen Datenverarbeitungssystemen unabhängig vom Einsatzort aufbewahren (vgl. § 147 Absatz 7 AO).
Spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide sind die vom Steuerpflichtigen überlassenen Daten zu löschen und ggf. zur Auswertung überlassene Datenträger an diesen zurückzugeben.
Ergänzende Informationen zur Datenüberlassung sind in einer Anlage als Hilfe enthalten, etwa zum Beschreibungsstandard der Datenüberlassung, zur Digitalen LohnSchnittstelle (DLS) und zu Exporten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen. Die Finanzverwaltung stellt eine Muster-index.xml-Datei zur Verfügung, welche als Beschreibung für digitale Schnittstellen dient.
