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Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen

Sommerfest, Betriebsausflug, Weihnachtsfeier – die Besteuerung sog. Betriebsveranstaltungen ist ein steuerlicher Dauerbrenner und bietet im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen regelmäßig Anlass zur Diskussion mit der Betriebsprüfung. Unternehmen sollten insbesondere die lohnsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen genau kennen, um hier keine Fehler zu machen. Orientierungshilfe bieten die Verwaltungsanweisungen, insbesondere zwei BMF-Schreiben vom 14.10.2015 und 07.12.2016 sowie die Rechtsprechung des BFH.

Zuwendungen eines Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer (sowie ggf. dessen Begleitpersonen) anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind gem. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit zuzuordnen und unterliegen somit der Lohnsteuer. Dies gilt jedoch nur, soweit die Zuwendungen höher sind als EUR 110,00 je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer. Hierbei handelt es sich um einen Freibetrag, sodass bei höheren Zuwendungen nur der übersteigende Betrag der Lohnsteuer unterliegt. Zu beachten ist, dass der Freibetrag jeweils für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr in Anspruch genommen werden kann.

Grundlagen:

Begünstigt sind grundsätzlich Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, wie bspw. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste. Hierbei ist unerheblich, ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird. Wichtig ist, dass sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und ggf. Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzen muss. Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss grundsätzlich allen Angehörigen eines Betriebs oder Betriebsteils offenstehen. Nicht um Betriebsveranstaltungen handelt es sich z. B. bei der Teilnahme an fachlichen Veranstaltungen, Workshops und Kundenveranstaltungen sowie der Beteiligung von Arbeitnehmern an einem Geschäftsessen.

Eine Jubiläumsfeier erkennt das Finanzamt als Betriebsveranstaltung an, wenn an der Feier nur Arbeitnehmer teilnehmen, die im Unternehmen ein rundes Arbeitnehmerjubiläum feiern. Es ist jedoch unschädlich, wenn neben den Jubilaren auch engere Mitarbeiter, Vorgesetzte, Vertreter des Personal- oder Betriebsrats sowie die Familienangehörigen der Jubilare eingeladen werden. Zu beachten ist, dass bei einer Jubiläumsfeier für einen einzelnen Arbeitnehmer keine Betriebsveranstaltung vorliegt.

Steuerlich sind maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr begünstigt. Sofern ein Arbeitgeber pro Jahr mehr als zwei Veranstaltungen für denselben Kreis von Begünstigten durchführt, wird ab der dritten Veranstaltung Arbeitslohn zugewendet. Die Finanzverwaltung akzeptiert hierbei, dass der Arbeitgeber die beiden begünstigen Veranstaltungen auswählt. Sofern alle Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils eingeladen werden, ist die Anerkennung als Betriebsveranstaltung unstrittig. Hierbei wird unter Betriebsteil eine betriebliche Organisationseinheit von gewisser Bedeutung und Größe verstanden, z.B. die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens. Sofern sich die Veranstaltung nur an einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer richtet, darf sich die Begrenzung nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. So gilt bspw. nach einem Urteil des BFH (VI R 22/06) eine nur Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung nicht als Betriebsveranstaltung. Ein Ehemaligentreffen oder Pensionärstreffen wird von der Finanzverwaltung hingegen als begünstige Betriebsveranstaltung anerkannt.

Bezüglich der aufgewendeten Kosten gilt, dass alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer in die Besteuerung einzubeziehen sind, mithin also z. B. die Kosten für Speisen, Getränke, den Veranstaltungsort, die Dekoration und die Technik. Jedoch führen nur diejenigen Kosten zu Arbeitslohn, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten aufwendet. Anteilige Lohnkosten für die eigenen Mitarbeiter, die die Veranstaltung vorbereiten, und weitere typische Gemeinkosten sind daher nicht einzubeziehen.

Hinsichtlich der Aufteilung der Gesamtkosten für die Berechnung des Freibetrags vertritt die Finanzverwaltung eine sehr strenge Auffassung, nach der auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer abzustellen ist. Nach Ansicht des BFH sei es unerheblich, dass die Teilnehmer bei Absagen von Kollegen durch die überzähligen Speisen und Getränke in keiner Weise bereichert werden.

Sachgeschenke, die allen oder einzelnen Arbeitnehmern anlässlich einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden, sind ebenfalls in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einzubeziehen. Hierbei muss ein konkreter Zusammenhang zwischen der Betriebsveranstaltung und dem Geschenk bestehen. Laut BMF-Schreiben vom 07.12.2016 können Sachgeschenke bis zu einem Wert von EUR 60,00 je Arbeitnehmer aus Vereinfachungsgründen generell als Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden. Bei Geschenken im Wert von mehr als EUR 60,00 ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie anlässlich der Betriebsveranstaltung zugewendet werden. Geldgeschenke sind unabhängig von ihrer Höhe als Arbeitslohn zu versteuern.

Sofern der Freibetrag von EUR 110,00 je Arbeitnehmer überschritten wird, stellt der nicht steuerfreie Teil der Zuwendung Arbeitslohn dar. Gleiches gilt bei einer dritten und jeder weiteren Betriebsveranstaltung für die gesamte Zuwendung. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall zwischen der Regellohnbesteuerung und einer Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG mit 25 % (zzgl. 5,5 % Soli und ggf. Kirchensteuer) wählen. Bei der Pauschalversteuerung fällt insgesamt keine Sozialversicherung an. Zu beachten ist, dass Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich von Betriebsveranstaltungen an die Begleitpersonen des Arbeitnehmers (z. B. Ehegatte oder Kinder) diesem zuzurechnen sind und kein zusätzlicher Freibetrag für die Begleitpersonen gewährt wird.

Anwendungsbeispiel:

Unternehmen U richtet eine Weihnachtsfeier für alle seine Mitarbeiter aus. Die Kosten für die Veranstaltung betragen insgesamt EUR 10.000,00 und der Teilnehmerkreis besteht aus 75 Arbeitnehmern, von denen wiederum 25 eine Begleitperson mitnehmen.

Die gesamten Aufwendungen von U werden nun auf die 100 Teilnehmenden umgelegt, sodass ein geldwerter Vorteil von EUR 100,00 auf jeden Teilnehmer entfällt. Die Begleitpersonen werden nun den jeweiligen Betriebsangehörigen zugeordnet, sodass 25 Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil von insgesamt EUR 200,00 erhalten. Dieser übersteigt den Freibetrag um EUR 90,00 und dieser Anteil ist lohnsteuerlich zu verrechnen. Der geldwerte Vorteil der restlichen 50 Teilnehmenden in Höhe von EUR 100,00 übersteigt die Freibetragsgrenzen hingegen nicht und ist somit nicht steuerpflichtig.

Hinweis:

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes war ursprünglich angedacht, den Freibetrag für Betriebsveranstaltungen auf EUR 150,00 anzuheben – im Vermittlungsausschuss wurde die Erhöhung jedoch ersatzlos gestrichen. Damit bleibt der Freibetrag für Zuwendungen nach §19 Abs. 1 Satz Nr. 1a EStG unverändert und bis auf Weiteres bei EUR 110,00 pro Arbeitnehmer. Wichtige Anwendungshinweise und eine gute Orientierungshilfe zur einkommen-, lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen bietet die Arbeitshilfe des Bayerischen Landesamts für Steuern vom 22.11.2017 (Az. S 2371.1.1-3/1 St32).

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