Die bisherigen GoBD waren im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 geregelt. Durch das DAC-7-Umsetzungsgesetz wurden die GoBD geändert. Dazu hat das BMF ein neues Schreiben vom 11. März 2024 erlassen. Wichtige Änderungen möchten wir im Folgenden zusammenfassen.
In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung hinsichtlich der digitalen Buchführung zusammengefasst. Diese wurden mit einem neuen BMF-Schreiben vom 11.03.2024 aktualisiert, um den Datenzugriff der Behörden im Falle einer Betriebsprüfung zu erleichtern. Die bisherigen Standards wurden zuvor im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 festgelegt. Steuerpflichtige orientieren sich an der GoBD bei der Umsetzung ihrer Buchführung. Diese wird in vier Säulen gegliedert, das Kontroll- und Protokollumfeld, die Dokumentation, die Datenintegrität und die Migrationsbeständigkeit. Das BMF-Schreiben gibt erste Einblicke in die Änderungen; es steht jedoch noch keine finale Version zur Verfügung. Diese soll aber bereits vor dem 31.12.2024 vorliegen, was bedeutet, dass sie voraussichtlich erstmals im Wirtschaftsjahr 2028 Anwendung finden wird.
Für eine ordnungsgemäße Buchführung müssen zur Datenbereitstellung folgende Schnittstellen eingerichtet sein:
- Digitale Lohnschnittstelle (DLS),
- Digitale Schnittstelle für Kassensysteme (DSFin V-K),
- Digitale Schnittstelle für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (DSFinV-TW) und
- Digitale Schnittstelle für Buchführungsdaten (DSFinVBV) (vrstl. ab 2028).
Die DSFinVBV befindet sich noch in Umsetzung und tritt drei Jahre nach der finalen Verordnung in Kraft. Der Z3-Datenzugriff soll es künftig erlauben, bei Betriebsprüfungen die Datenübermittlung rein digital ohne Datenträgerüberlassung zu ermöglichen und die Daten unabhängig vom Einsatzort zu bearbeiten und aufzubewahren (§ 147 Abs.6 AO und § 87a Abs. 1 AO). Von der „Interactive Data Extraction and Analysis“ (IDEA) Prüfsoftware werden ab 2025 nur noch folgende Dateiformate unterstützt:
- ASCII feste Länge,
- ASCII delimited,
- Excel (xlsx-Format),
- Access (accdb-Format),
- dBase und
- SAP/AIS Dateien.
Steuerpflichtige müssen im Sinne des Erstqualifikationsrechts steuerrelevante IT-Systeme selbst identifizieren und Daten nach außensteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bewerten und für den Datenzugriff bereithalten. Die weiterhin geforderten Tabellen umfassen die Stammdaten, ein Journal der Finanzbuchhaltung, die E-Bilanz, digitale Belege und das Anlagevermögen. Es wird nicht die lange geforderte Standard-Audit-File-Tax (SAF-T) der OECD umgesetzt, sondern ein eigener Weg beschritten, was für die IT-Anbieter bedeutet angepasste Schnittstellen nur für in Deutschland ansässige Nutzer zu entwickeln.
Von SAP-ERP-Anwender werden weiterhin die steuerlich relevanten bundeseinheitlich abgestimmten Daten (BEA-Modell) gefordert. Abgestimmt hat sich die Deutsche SAP-Anwendergruppe (DSAG) mit der Finanzverwaltung, welche Tabellen und Daten aus der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Materialwirtschaft, Vertrieb und Stammdatenänderungen steuerlich relevant und damit erstqualifiziert sind. Für vergleichbare ERP-Systeme, wie beispielsweise Microsoft „Navision“ oder Oracle/JD Edwards „Peoplesoft“ besteht kein BEA-Modell. Diese müssen noch auf externe technische Unterstützung oder deren Steuerberater zurückgreifen. Dies soll ab 2028 durch die DSFinVBV gelöst werden.
Schon jetzt kann die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und diese insbesondere als Grundlage für die Steuerermittlung hinterfragen, wenn die GoBD nicht eingehalten wird. Für den Fiskus hat sich das Problem der enormen Datenmengen (Big Data) ergeben, welches durch Vorgaben der Datenstandardisierung und Schnittstellenkonformität für die IT-Anbieter geregelt wird, um diese schneller und effizienter zu analysieren. Steuerpflichtige sollen mit ihren Anbietern DSFinVBV-konforme Schnittstellen ausarbeiten, sobald diese final vorliegen. Eine gesetzliche Grundlage für die Verfahrensdokumentation im Sinne der Dokumentationssäule gibt es weiterhin nicht. Noch ist nicht ersichtlich, ob sich Vorteile für die Steuerpflichtigen ergeben und nach welchen Kriterien die Daten geprüft werden. Es bleibt also abzuwarten, ob das BMF an dieser Stelle weiter konkretisieren wird, um in Zukunft Außenprüfungen ressourcenschonend und effizienter gestalten zu können.