Die Unternehmenspublizität nimmt in den Vorschriften des HGB eine zentrale Rolle ein. Zur Einhaltung der gesetzlichen Offenlegungsfrist für das kalenderjahrgleiche Geschäftsjahr 2020 müssen zur Offenlegung verpflichtete Unternehmen spätestens bis zum 31.12.2021 ihren festgestellten Jahresabschluss beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einreichen. Eine gesetzeskonforme Offenlegung des Jahresabschlusses für das Jahr 2020 im Jahr 2022 ist nicht mehr möglich und es drohen Ordnungsgelder.
Die gesetzliche Offenlegungsfrist nach § 325 HGB besteht auch in Zeiten der unverändert anhaltenden Corona-Pandemie grundsätzlich weiterhin und gilt unverändert. Es werden in diesem Zusammenhang keine Erleichterungen oder Fristverlängerungen im Rahmen der Corona-Pandemie für das kalenderjahrgleiche Geschäftsjahr 2020 gewährt. Um die gesetzliche Offenlegungsfrist für das kalenderjahrgleiche Geschäftsjahr 2020 einzuhalten, müssen zur Offenlegung verpflichtete Unternehmen spätestens bis zum 31.12.2021 ihren festgestellten Jahresabschluss beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einreichen. Eine gesetzeskonforme Offenlegung des Jahresabschlusses für das Jahr 2020 im Jahr 2022 ist nicht mehr möglich.
Die Offenlegung ist in den §§ 325 ff. HGB abschließend und umfassend geregelt. Die offenlegungspflichtigen Unterlagen zum Jahresabschluss ergeben sich aus § 325 Abs. 1 HGB. Demnach haben die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften für die Gesellschaft (in Abhängigkeit von deren Größe und Rechtsform) folgende Unterlagen elektronisch und in deutscher Sprache beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einzureichen:
- Festgestellter oder gebilligter Jahresabschluss – bestehend aus Bilanz, GuV, Anhang (einschließlich Ergebnisverwendungsvorschlag bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften) – sowie bei bestimmten kapitalmarktorientierten Gesellschaften zusätzlich aus Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel und ggf. freiwilliger Segmentberichterstattung,
- Lagebericht,
- Bestätigungsvermerk bzw. Versagungsvermerk, sofern eine gesetzliche Prüfungspflicht besteht,
- Bericht des Aufsichtsrats,
- Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex nach § 161 AktG für börsennotierte und andere wertpapieremittierende Gesellschaften.
Fallweise sind nach § 325 Abs. 1b HGB zudem folgende Unterlagen offenzulegen:
- Änderungen des Jahresabschlusses oder des Lageberichts sowie auch des Bestätigungsvermerks, wenn eine Nachtragsprüfung erfolgt,
- Beschluss über die Ergebnisverwendung, sofern im Jahresabschluss nur der Ergebnisverwendungsvorschlag enthalten ist.
Zu beachten ist, dass für Zwecke der Offenlegung bestimmte Erleichterungen für kleine und mittelgroße Unternehmen in Anspruch genommen werden können (§§ 326, 327 HGB). Darüber hinaus können sogenannte Aufstellungserleichterungen auch allein für Zwecke der Offenlegung nachgeholt werden. Diese Erleichterungen können auch unabhängig von den aufgestellten, ggf. geprüften und festgestellten Jahresabschlüssen allein zum Zwecke der Offenlegung in Anspruch genommen werden. Für große Kapitalgesellschaften sowie Konzerne gibt es keine Erleichterungen hinsichtlich der Offenlegung.
Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Publizitätspflichten durch Hinterlegung ihrer Bilanz erfüllen. In diesem Zusammenhang ist aber darauf zu achten, dass die im Einzelfall notwendigen Angaben, die unter der Bilanz zu machen sind, auch hinterlegt werden.
Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen gelten kürzere Offenlegungsfristen sowie erstmals für das kalenderjahrgleiche Geschäftsjahr 2020 erweiterte Anforderungen in Bezug auf die Offenlegung nach den Vorgaben des ESEF.
Neben der einzelgesellschaftlichen Publizität sind auch die Anforderungen an die Offenlegung von Konzernabschlüssen zu beachten. Außerhalb der Regelungen für Kapitalgesellschaften sowie denen gleichgestellte bestimmte Personenhandelsgesellschaften nach § 264a HGB sind zudem die Offenlegungspflichten für weitere Rechtsformen (z.B. KG oder OHG) zu beachten, die im Publizitätsgesetz geregelt sind.
Verstöße gegen die Offenlegungspflichten werden durch Festsetzung eines Ordnungsgelds sanktioniert (§ 335 HGB). Sanktionsbewehrt sind eine zu späte, nicht fristgerechte und/oder unvollständige Offenlegung (Hinterlegung) der gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen. Zunächst wird unter Androhung eines Ordnungsgelds dem Unternehmen eine Frist von sechs Wochen zur Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten gesetzt. Erfüllt ein Unternehmen erst nach Ablauf der Sechs-Wochen-Frist aber noch vor Festsetzung des Ordnungsgelds seine gesetzlichen Offenlegungspflichten, erfolgt in Abhängigkeit der Unternehmensgröße bzw. in Abhängigkeit der Art der Publizität (Offenlegung oder Hinterlegung) eine Herabsetzung des Ordnungsgelds nach § 335 Abs. 4 HGB.
Im Falle einer nicht fristgerechten Offenlegung drohen Ordnungsgelder, welche sich gegen vertretungsberechtigte Organe sowie die Gesellschaft selbst richten können und bei fehlender Offenlegung im Zeitablauf wiederholt und mit steigenden Beträgen festgesetzt werden.
Sofern es zur Festsetzung eines Ordnungsgelds kommt, wird zunehmend ein wiederholtes Nichterfüllen der gesetzlichen Pflichten stärker sanktioniert. Explizit regelt dies § 335 Abs. 1c HGB.
Zwar sieht das Gesetz auch Beschwerden gegen die Festsetzung eines Ordnungsgelds vor (§ 335a HGB) oder das Unternehmen kann nach § 335 Abs. 5 HGB einen Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragen, wenn es unverschuldet gehindert war, innerhalb der Sechs-Wochen-Frist seine gesetzlichen Offenlegungspflichten zu erfüllen. Die Aussichten auf Erfolg, sich in der vorgenannten Form gegen ein festgesetztes Ordnungsgeld zu wehren, sind indes in der Praxis äußerst gering.
In den letzten Jahren konnte eine Zunahme von Ordnungsgeldverfahren und schnellere Reaktionszeiten seitens des Bundesanzeigers sowie des Bundesamts für Justiz beobachtet werden. Ein Aussitzen der Publizitätspflichten ist nicht möglich und ein Abwarten und Hinauszögern wird zunehmend schneller und höher sanktioniert. Insofern sollte die Offenlegungsfrist unbedingt beachtet und noch nicht erfolgte Offenlegungen für das kalenderjahrgleiche Geschäftsjahr 2020 kurzfristig vorgenommen werden. Hierbei kann das Unternehmen auch von allen ihm zustehenden gesetzlichen Erleichterungsmöglichkeiten hinsichtlich des Umfangs der offenzulegenden Informationen Gebrauch machen. Erleichterungen bei der zum 31.12.2021 auslaufenden Frist gibt es indes keine.
