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Die formelle Prüfung der Angaben zur Frauenquote

Als Bestandteil der Erklärung zur Unternehmensführung (IDW PS 351)

Der IDW Prüfungsstandard (IDW PS 351) regelt die Anforderungen, die der Abschlussprüfer bei der formellen Prüfung der Angaben zur Frauenquote innerhalb der Erklärung zur Unternehmensführung im Lagebericht zu beachten hat. Der Abschlussprüfer hat dabei zu beurteilen, ob die Angaben zur Frauenquote im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben getroffen wurden. Er muss dabei nicht prüfen, ob die Angabe inhaltlich korrekt ist. Der IDW PS 351 ist erstmalig auf die Prüfung von Lageberichten für kalenderjahrgleiche Geschäftsjahre 2024 anzuwenden.

1. Anwendungsbereich

Gemäß § 289f HGB müssen börsennotierte Aktiengesellschaften sowie börsennotierte Kommanditgesellschaften auf Aktien, im Rahmen ihrer Erklärung zur Unternehmensführung, Angaben zur Frauenquote in einem gesonderten Abschnitt in ihren Lagebericht integrieren. Darüber hinaus unterliegen Mutterunternehmen, die Gesellschaften i. S. d. §289f Abs. 1 oder Abs. 3 HGB sind, gemäß §315 HGB ebenfalls diesem Anwendungsbereich. Infolgedessen ist eine Erklärung zur Unternehmensführung zur verfassen und die entsprechenden Angaben als gesonderten Abschnitt im Konzernlagebericht zu inkludieren. Sofern die Erklärung zur Unternehmensführung auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht wird, ist im Lagebericht eine angemessene Bezugnahme aufzunehmen, welche die Angabe der Internetseite erhält. Gesellschaften, die der Mitbestimmungspflicht unterliegen, sind dazu verpflichtet, einen Aufsichtsrat zu bestellen.

Der IDW-Prüfungsstandard konkretisiert die Anforderungen, die der Abschlussprüfer bei der formellen Prüfung der Angaben zur Frauenquote als Bestandteil der Erklärung zur Unternehmensführung im Rahmen der Abschlussprüfung zu berücksichtigen hat. Gemäß § 317 Abs. 2 Satz 6 HGB ist dies Gegenstand der im Rahmen der Abschlussprüfung durchgeführten Prüfung des Lageberichts. Der IDW PS 350 n. F. behandelt die Prüfung des Lageberichts im Rahmen der Abschlussprüfung und definiert Anforderungen in Bezug auf die Erklärung zur Unternehmensführung. Zusätzlich regelt er die Behandlung der Erklärung zur Unternehmensführung als sogenannte lageberichtstypische Angabe im Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers. Der vorliegende Prüfungsstandard IDW PS 351 ergänzt und konkretisiert diesen, wonach der Abschlussprüfer festzustellen hat, ob in der Erklärung Angaben zur Frauenquote erfolgt sind. Das Fehlen dieser Angaben führt im Einzelfall zu einer Einschränkung des Prüfungsurteils zum Lagebericht im Bestätigungsvermerk.

2. Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats

In Aktiengesellschaften und Kapitalgesellschaften, obliegt es gemäß § 76 Abs. 4 Satz 1 AktG und § 36 Satz 1 GmbHG der Verpflichtung des Vorstands bzw. der Geschäftsführung, Zielvorgaben für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb ihrer Position festzulegen. Zusätzlich ist der Aufsichtsrat bzw. die Gesellschafterversammlung dazu verpflichtet, Zielgrößen für den Frauenanteil im Aufsichtsrat und unter den Geschäftsführern gemäß § 111 Abs. 5 Satz 1 AktG, § 52 Abs. 2 Satz 1 und 2 GmbHG festzulegen.

Diese Zielgrößen müssen den gewünschten Frauenanteil in Prozent und ganzen Prozentzahlen entsprechen. Wird die Zielgröße mit Null festgelegt, so ist dieser Beschluss klar und verständlich zu begründen. Liegt der Frauenanteil bei der Festlegung der Zielgröße unter 30 %, dürfen die Zielgrößen diesen Anteil nicht mehr unterschreiten. Zudem ist notwendig, Fristen von höchstens fünf Jahren für die Erreichung der Zielgrößen gemäß §§ 76 Abs. 4 Satz 6 und 7, 111 Abs. 5 Satz 6 und 7 AktG festzulegen.

Paritätisch mitbestimmte Aktiengesellschaften, die an der Börse notiert sind und mehr als drei Vorstandsmitglieder haben, haben die Verpflichtung sicherzustellen, dass im Vorstand mindestens eine Frau und mindestens ein Mann vertreten sind (§ 76 Abs. 3a AktG). Bei Aufsichtsräten bestimmter mitbestimmter Aktiengesellschaften muss der Aufsichtsrat zu mindestens 30 % aus Frauen und zu mindestens 30 % aus Männern bestehen. Dabei ist der Mindestanteil gemäß § 96 Abs. 2 Satz 1 und 2 AktG vom Aufsichtsrat insgesamt zu erfüllen. Bei bestimmten börsennotierten Aktiengesellschaften, die aus grenzüberschreitenden Umwandlungen hervorgegangen sind, müssen Frauen und Männer im Aufsichts- oder Verwaltungsorgan jeweils zu mindestens 30 % vertreten sein (§ 96 Abs. 3 AktG). Für den Vorstand bzw. für den Aufsichtsrat entfällt die Pflicht zur Zielgrößensetzung, wenn für den Vorstand das Mindestbeteiligungsgebot nach § 76 Abs. 3a AktG bzw. für den Aufsichtsrat das Mindestanteilsgebot nach § 96 Abs. 2 oder 3 AktG anwendbar ist (§ 111 Abs. 5 Satz 8 und 9 AktG).

Die Geschäftsführung einer GmbH, die der Mitbestimmung unterliegt, ist gemäß § 36 Satz 1 GmbHG dazu verpflichtet, Zielgrößen für den Frauenanteil für Führungsebenen unterhalb der Geschäftsführer festzulegen. Dies gilt insbesondere bei einem notwendigen Aufsichtsrat nach MitbestG, DrittelbG, Montan-MitbestG oder MitbestErG. Wurde bei einer zur Einrichtung eines Aufsichtsrates verpflichteten GmbH rechtswidrig kein Aufsichtsrat eingerichtet, müssen die Geschäftsführer gemäß § 27 EGAktG i. V. m § 97, 98, 99 AktG handeln.

3. Verantwortung des Abschlussprüfers

Gemäß § 317 Abs. 2 Satz 6 HGB beschränkt sich die Prüfung der Erklärung zur Unternehmensführung ausschließlich auf die formelle Überprüfung, ob die vorgeschriebenen Angaben zur Frauenquote nach § 289f Abs. 2 und 5 HGB gemacht wurden. Hierbei besteht für den Abschlussprüfer keine Verpflichtung die Erklärung zur Unternehmensführung oder die darin enthaltenen Angaben zur Frauenquote inhaltlich zu überprüfen. Die Pflicht zur formellen Prüfung besteht, unabhängig davon, ob die Erklärung im Lagebericht in einem gesonderten Abschnitt aufgenommen oder auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht worden ist.

Im Zuge der formellen Prüfung durch den Abschlussprüfer werden die Angaben zur Frauenquote als integraler Bestandteil der Erklärung zur Unternehmensführung daraufhin überprüft, ob diese in allen wesentlichen Belangen in der Erklärung vorhanden sind. Ergibt die Prüfung auf Grundlage der erlangten Prüfungsnachweise, dass bedeutende Informationen zur Frauenquote fehlen oder unzureichende Nachweise vorliegen, ist der Prüfer dazu verpflichtet, ein eingeschränktes und klar formuliertes Prüfungsurteil zum Lagebericht im Bestätigungsvermerk abzugeben. Dies betrifft insbesondere die Festlegungen der Zielgrößen für den Frauenanteil, die Fristen für deren Erreichung sowie die Begründung für die Festlegung der Zielgröße Null.

Wichtig dabei ist, dass die Angaben zur Frauenquote in der Erklärung zur Unternehmensführung angemessen und formal vollständig den gesetzlichen Anforderungen gemäß §§ 289f HGB, § 315d HGB entsprechen. Im Anschluss bewertet der Prüfer den Lagebericht, ob dieser den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

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