Ab dem 1. Januar 2025 wird – begleitet von Übergangsvorschriften – bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) verwendet werden müssen. Das BMF plant, in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder, ein entsprechendes BMF-Schreiben zu veröffentlichen. Dessen Entwurf wurde am 13. Juni 2024 den Verbänden zur Stellungnahme übermittelt. Aufgrund der großen Bedeutung für die Wirtschaft wurde der Entwurf zur allgemeinen Information veröffentlicht. Die endgültige Veröffentlichung ist für den Beginn des IV. Quartals geplant.
Hintergrund
Hintergrund der E-Rechnung sind Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung, Transparenz und Betrugsprävention, Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit, Förderung der Digitalisierung sowie einheitliche Standards. Daher wurden gesetzliche und regulatorische Richtlinien auf den Weg gebracht. Die EU hat mit der Richtlinie 2014/55/EU die Einführung der E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen vorangetrieben. Deutschland hat diese Richtlinie in nationales Recht – im Rahmen des Wachstumschancengesetzes – umgesetzt. Das Wachstumschancengesetz beinhaltet die Zustimmung zur E-Rechnung für Deutschland. Unternehmen arbeiten seither daran, ihre Betroffenheit und Bereitschaft zur E-Rechnung festzustellen und die Umsetzung voranzutreiben.
Technische und rechtliche Aspekte
§ 14 Abs. 1 UStG definiert die Rechnung neu. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 entsprechen. Als sonstige Rechnung wird eine Rechnung definiert, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ermittelt wird. Dies sind ab dem 01.01.2025 dann auch Rechnungen, die im PDF-Format oder als JPEG-Datei übertragen werden.
Wichtig: Eine per E-Mail übertragene PDF-Datei wird ab 2025 nicht mehr als „elektronische Rechnung“ gelten. Eine E-Rechnung muss in einem „strukturierten elektronischen Format“ erstellt, übermittelt und empfangen werden. Die Finanzverwaltung (BMF, Schreiben vom 02.10.2023, III C 2 – S 7287 – a/23/10001 :007) hat bereits klargestellt, dass die bisherigen elektronischen Formate, wie XRechnung oder ZUGFeRD, diesem Format entsprechen. Eine elektronische Rechnung, die nicht den unionsrechtlichen Vorgaben (CEN-Format EN 16931) entspricht, gilt als „sonstige Rechnung“. Das CEN-Format EN 16931 ermöglicht auch die Weiternutzung etablierter elektronischer Rechnungsformate (z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) auch über die Übergangsfristen hinaus. Die Finanzverwaltung berücksichtigt – in der von Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG) begleiteten Einführung – den Umstand des Transformationsprozesses in angemessenem Umfang.
Empfang und Übermittlung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht hierfür aus, jedoch können auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbart werden. Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung oder ist technisch nicht in der Lage, diese zu empfangen, hat er kein Recht auf eine alternative Rechnung. Der Rechnungsaussteller erfüllt seine umsatzsteuerrechtlichen Pflichten, wenn er nachweislich versucht hat, die E-Rechnung ordnungsgemäß zu übermitteln.
E-Rechnungen müssen elektronisch übermittelt werden. Mögliche Übermittlungswege sind:
- Versand per E-Mail
- Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle
- Download über ein Kundenportal
Die Übergabe der E-Rechnung auf externen Speichermedien (z. B. USB-Sticks) erfüllt nicht die Anforderungen und wird daher als sonstige Rechnung betrachtet. Mehrfaches Senden derselben E-Rechnung ist zulässig, solange es sich um dasselbe Dokument handelt.
Unternehmen können externe Dienstleister für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen nutzen, müssen jedoch garantieren, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
Vorsteuerabzug
Sofern nach § 14 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG. Eine sonstige Rechnung erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung. Insbesondere bleiben die Anforderungen an die Inhalte der Rechnungen – unabhängig der Art der ausgestellten Rechnung – zum 1.1.2025 unverändert. Damit müssen – damit eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, die für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers in den in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG genannten Fällen weiterhin notwendige Voraussetzung bleibt – alle inhaltlichen Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG in der Rechnung erfüllt sein.
Spezifische Regelungen und Klarstellungen
Auch Verträge können als Rechnungen gelten, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten.
Sind der leistende Unternehmer und/oder der Leistungsempfänger nicht im Inland ansässig, kann die Rechnung auch weiterhin als sonstige Rechnung (auf Papier oder bei Zustimmung des Rechnungsempfängers in einem anderen elektronischen Format) ausgestellt werden. Sowohl Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von EUR 250) als auch Fahrausweise (als Rechnungen) nach § 33 und § 34 UStDV können immer als sonstige Rechnungen erstellt werden – dies gilt aus Praxisgründen notwendigerweise auch bei B2B-Umsätzen.