Ab dem 01.01.2025 gelten für Auslandsdienstreisen, wenn diese betrieblicher oder beruflicher Natur sind, neue Pauschbeträge. Das BMF hat die entsprechenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten nun mit Schreiben vom 02.12.2024 (IV C 5 – S 2353/19/10010 :006) bekannt gemacht. Zu beachten ist insbesondere die korrekte Anwendung der Pauschbeträge.
Grundsätzlich unterscheidet der Gesetzgeber zwischen Dienstreisen im Inland und Dienstreisen ins Ausland. Bei Reisen ins Ausland können abhängig vom Tätigkeitsort entsprechende Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten steuerlich angesetzt werden (§ 9 Abs. 4a Satz 5 ff. EStG).
Bei Reisen in das Ausland wird weiter danach unterschieden, ob die Dienstreise ein- oder mehrtägig ist. Bei einer eintägigen Reise in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. So wäre beispielsweise bei einer eintägigen Dienstreise nach Wien (Österreich) der Pauschbetrag für Österreich anzusetzen. Bei mehrtägigen Reisen in das Ausland sind die Pauschbeträge entsprechend für die Dauer der Reise anzusetzen.
Besonderheiten sind hingegen bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten zu berücksichtigen. Hier gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Abs. 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG Folgendes:
- Bei einer Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, welcher vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde.
- Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
- Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
- Folgt an dem Rückreisetag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit, so ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale anzusetzen.
- Bei Flug- und Schiffsreisen ist R 9.6 Abs. 3 LStR zu beachten.
Die Verpflegungspauschale kann allerdings auch gekürzt werden. Sofern Verpflegung auf der Dienstreise gestellt wird – entweder durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch Dritte –, ist die Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen zu kürzen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG) unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Der Anteil der Kürzung liegt bei Gestellung eines Frühstücks bei 20 % der vollen Tagespauschale und bei Mittag- und Abendessen jeweils bei 40 % der Verpflegungspauschale.
Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Beispiel:
- Herr M. reist aus beruflichen Gründen für drei Tage von München nach Wien (Österreich). Am Anreisetag kommt er um 21 Uhr im Hotel in Wien an. Am nächsten Tag nimmt er seine beruflichen Termine in Wien wahr und am dritten Tag hat er noch wichtige Kundentermine in Wien, bevor er zurückreist und um 19 Uhr in seiner Wohnung in München ankommt.
Berechnung:
Für den Anreisetag setzt Herr M die Verpflegungspauschale für Österreich an, da er diesen Ort vor 24 Uhr erreicht hat (anteilig 33,00 EUR). Für den zweiten Tag setzt er die volle Verpflegungspauschale in Höhe von 50,00 EUR an. Für den Abreisetag kann er ebenfalls den Pauschbetrag für Österreich nutzen, da sein letzter Ort der Tätigkeit in Wien lag (anteilig 33,00 EUR). - Eine Woche später kehrt Herr M. von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Hier packt er nur schnell seinen Koffer um, nimmt neue Unterlagen mit und reist am selben Tag weiter nach Kopenhagen (Dänemark), wo er um 23 Uhr ankommt. Die Übernachtungen – inklusive Frühstück – wurden bereits im Voraus durch den Arbeitgeber gebucht und bezahlt.
Berechnung:
Am Tag der Rückreise aus Straßburg und Weiterreise nach Kopenhagen ist nur die höhere Verpflegungspauschale in Höhe von 50,00 EUR (Rückreisetag von Straßburg: 36,00 EUR, Anreisetag nach Kopenhagen: 50,00 EUR) anzusetzen. Dies entspricht der höheren Pauschale für Dänemark. Aufgrund der Tatsache, dass das Frühstück im Rahmen der Übernachtung in Straßburg durch den Arbeitgeber bezahlt wurde, ist die Verpflegungspauschale um 15,00 EUR (20 % der Verpflegungspauschale Dänemark für einen vollen Kalendertag in Höhe von 75,00 EUR) für das Frühstück auf 35,00 EUR zu kürzen.
Die Pauschbeträge für die Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den Werbungskostenabzug sowie den Betriebsausgabenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.
Das BMF-Schreiben vom 02.12.2024 gilt entsprechend bei doppelten Haushaltsführungen im Ausland. Eine Übersicht der jeweiligen Pauschbeträge mit Gültigkeit ab dem 01.01.2025 finden Sie unter Bundesfinanzministerium – Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2025.