Unternehmen, die sich im Handelsregister eintragen oder dort Änderungen vornehmen lassen, erhalten derzeit wieder einmal vermehrt täuschend echte, allerdings gefälschte Rechnungen oder sonstige Schreiben für diverse Leistungen von vermeintlichen Registergerichten und Behörden rund um die Handelsregistereintragung. Nachfolgender Beitrag soll einen kurzen Überblick geben, wie Unternehmen betrügerische Rechnungen und Schreiben erkennen können und bei Betroffenheit richtig reagieren.
Unternehmen, die nach Eintragungen im Handelsregister eine Rechnung erhalten, sollten diese, vor Erfüllung der Zahlungsaufforderung des (vermeintlichen) Registergerichts oder der staatlichen Behörde, genau prüfen. Betrüger nutzen derzeit vermehrt die öffentliche Zugänglichkeit des Handelsregisters aus, um für dort vorgenommene Eintragungen abzukassieren. Dabei werden beim Handelsregister öffentlich einsehbare Informationen des Unternehmens, wie unter anderem die Firma, Geschäftsanschrift, Zusammensetzung der Geschäftsführung, etc. verwendet, um vermeintliche Kostenrechnungen für erbrachte Gerichts- oder Behördenleistungen an die betreffenden Unternehmen zu stellen. Oftmals erhalten Unternehmen auch Aufforderungen, noch bestimmte zusätzliche, angeblich gesetzlich verpflichtende Eintragungen in zusätzlichen Registern vorzunehmen – selbstverständlich ebenfalls kostenpflichtig. Die falschen Schreiben werden typischerweise kurz nach der Eintragung und Veröffentlichung der vorgenommenen Änderungen im Handelsregister an das betreffende Unternehmen versandt. Die Schreiben enthalten in der Regel typische Merkmale von amtlichen Schreiben wie Aktenzeichen, Landeswappen oder eine behördentypische Schriftart und sind oftmals täuschend echt und für Laien kaum als „Fake“ identifizierbar. In der Regel wird, um die Täuschung zu perfektionieren, das amtlich häufig verwendete Umweltpapier genutzt und ein Überweisungsträger der Kostenrechnung beigefügt. Es handelt sich um ein ausgeklügeltes Betrugssystem. Wie diese „Fakeschreiben“ erkannt werden können und was dann zu tun ist, soll nachfolgend genauer dargestellt werden.
1. Erkennen falscher „offizieller“ Schreiben
Falsche Schreiben sind bereits anhand eines falschen Ablaufs des Verfahrens erkennbar. Richtigerweise ergeht nach erfolgreicher Handelsregistereintragung ein Schreiben des zuständigen Registergerichts an den zuständigen Notar, mit dem Inhalt, dass die Eintragung erfolgt ist. Das Schreiben enthält zunächst keine Kostenrechnung, es handelt sich schlicht um die Wiedergabe der erfolgten Eintragungen. Erst danach folgt die Kostenrechnung. Regelmäßig tauchen falsche Rechnungen und Schreiben unmittelbar nach der Registereintragung auf – bevor die Eintragungsmitteilung eingegangen ist. Bereits hier sollte man stutzig werden.
Des Weiteren sind falsche Rechnungen und Schreiben anhand falscher Absender oder Zahlungsempfänger erkennbar. Alle Schreiben rund um Handelsregistereintragungen werden hinsichtlich vorzunehmender Zahlungen für die Registereintragungen von der Justizkasse des jeweiligen Bundeslandes erhoben. Absender von falschen Rechnungen hingegen sind häufig Register, die meist die Begriffe „Handel“ und „Gewerbe“ enthalten. Diese Schreiben erwecken den Anschein, dass für die Veröffentlichung von Unternehmensdaten etwa im Handelsregister, Bundesanzeiger oder für angeblich verpflichtende Einträge in bestimmte Verzeichnisse Gebühren erhoben werden müssen. Dabei handelt es sich nicht um tatsächliche Forderungen staatlicher Stellen, sondern um irreführende Angebote privater Verlage. Bei Unsicherheiten darüber, ob es sich bei dem Absender der Rechnung oder dem Zahlungsempfänger um eine seriöse Institution handelt, lohnt sich ein Blick in den Bundesanzeiger, welcher unter nachfolgendem Link alle aktuell bekannten falschen Absender aufzählt: So geht’s / Daten und Statistiken – Bundesanzeiger. Zudem finden sich auf den offiziellen Webseiten der Registergerichte und der Industrie- und Handelskammern häufig Informationen zu aktuellen Betrugswarnungen.
Es sind jedoch auch falsche Schreiben im Umlauf, bei welchen die tatsächlich zuständige Behörde, etwa die Landesjustizkasse, als Absender bzw. Zahlungsempfänger angegeben ist. Solche Schreiben und Rechnungen enthalten allerdings eine Kontoverbindung, die nicht zur jeweiligen Behörde gehört. Auffällig ist, dass es sich regelmäßig um ausländische Kontoverbindungen handelt. Dies ist leicht an der angegebenen IBAN erkennbar. Echte Rechnungen der Landesjustizkassen sowie sonstigen deutschen Behörden enthalten als Kontoverbindung immer eine deutsche IBAN und beginnen somit mit „DE“. Im Zweifel lohnt sich zum Abgleich der korrekten Kontoverbindung ein Blick auf die jeweilige Webseite der „Absender“-Behörde.
Auch anhand der Höhe der Zahlungsaufforderung sind falsche Schreiben erkennbar. In der Regel werden Zahlungen in Höhe von mehreren hundert Euro in Rechnung gestellt, welche die für die vorgenommenen Eintragungen bzw. Leistungen anfallenden tatsächlichen Gebühren übersteigen. Schließlich enthalten die Kostenrechnungen der zuständigen Landesjustizkassen keine Umsatz- oder Mehrwertsteuer. Bei falschen Schreiben hingegen sind diese häufig anzutreffen. Der Anlass und Umfang von Zahlungsaufforderungen kann bei Auffälligkeiten grundsätzlich beim Notar oder der Zahlungsstelle des zuständigen Registergerichts oder der betreffenden Institution in Erfahrung gebracht werden.
Ein weiteres Anzeichen stellt eine sehr kurze Zahlungsfrist von häufig nur wenigen Tagen dar. Diese soll beim Rechnungsempfänger Druck erzeugen und diesen zu einer schnellen Begleichung der Zahlungsaufforderung veranlassen, mit der Intention, dass eine Überprüfung der Rechnung dadurch nicht oder nicht ausreichend erfolgt. Bei den offiziellen Rechnungen und Schreiben beträgt die Zahlungsfrist im Normalfall mindestens 14 Tage.
Ein weiteres Signal für ein falsches Schreiben ist außerdem, wenn keine Kontaktmöglichkeiten der Behörde oder nur eine private Mailadresse (@web, @gmail etc.) im Schreiben angegeben sind.
2. Richtiges Handeln
Haben Sie ein auffälliges Schreiben erhalten, so sollten Sie einer darin enthaltenen Zahlungsaufforderung nicht ohne weitere Prüfung nachkommen. Kontrollieren Sie die jeweiligen Schreiben einschließlich des Kleingedruckten genau auf Ungewöhnlichkeiten und Auffälligkeiten. Hieraus ergibt sich bei falschen Schreiben bereits häufig, dass es sich bei den geltend gemachten Zahlungen, wie vorstehend bereits erwähnt, um eine freiwillige „Gebühr“ oder um ein Angebot für eine Dienstleistung (z. B. Eintragung in ein kostenpflichtiges, privates Firmenadressverzeichnis) handelt. Sind Sie sich dennoch nicht sicher, wenden Sie sich im Zweifel an die vorstehend bezeichneten Stellen oder an uns, um die Rechtmäßigkeit des Schreibens zu verifizieren. Lassen Sie sich insbesondere nicht durch kurze Zahlungsfristen verunsichern. Im Zweifel sollten Sie diese, bis zur abschließenden Klärung des Sachverhaltes, verstreichen lassen.
Sollten Sie die Überweisung des Rechnungsbetrages bereits angewiesen haben, versuchen Sie den Überweisungsvorgang bei Ihrer Bank zu stoppen. Unter Umständen kann auch eine Mitteilung an die Bank des Zahlungsempfängers zielführend sein. Grundsätzlich besteht auch ein Rechtsanspruch auf Rückzahlung bereits erfolgter Zahlungen, welcher u. a. klageweise geltend gemacht werden kann. Allerdings wird dieser regelmäßig in der Praxis, mangels Auffindbarkeit der Verantwortlichen, oft schwer durchsetzbar sein.
Betrugsfälle können ferner bei verschiedenen staatlichen und nichtstaatlichen Institutionen und Beschwerdestellen gemeldet werden. Zu diesen zählen unter anderem:
- Industrie- und Handelskammer (IHK): viele IHKs bieten Unterstützung bei der Aufklärung von betrügerischen Rechnungen und können Unternehmen gezielt beraten.
- Verbraucherschutzzentralen: Auch Verbraucherschutzzentralen können Unternehmen bei der Erkennung von betrügerischen Schreiben beraten und über rechtliche Schritte informieren.
- Örtliche Polizei: Es besteht außerdem die Möglichkeit, falls ein Betrugsversuch bzw. ein bereits erfolgter Betrug vermutet wird, eine Anzeige bei der örtlichen Polizei zu erstatten.
Gerne unterstützen wir Sie auf Wunsch umfassend hinsichtlich des weiteren Vorgehens bei persönlicher Betroffenheit.