Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 14. Juli 2025 mit einem neuen Schreiben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) aktualisiert. Grund für die Änderungen sind gesetzliche Neuerungen, darunter die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für innerdeutsche Geschäftsbeziehungen seit dem 1. Januar 2025. Mit den Modernisierungen werden Aufbewahrungspflichten weiter digitalisiert, die maschinelle Auswertbarkeit gestärkt, und Archivierungsprozesse erleichtert.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) dienen als zentrale Richtlinie für die steuerliche Dokumentation, Führung, Aufbewahrung und der unternehmenseigenen Buchhaltung. Sie regeln unter anderem, wie Daten revisionssicher und prüfungstauglich aufzubewahren sind, um den Anforderungen der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und anderer Steuerregelungen gerecht zu werden.
Mit dem Schreiben vom 14. Juli 2025 (BMF, Az.: IV D 2 – S 0316/00128/005/088) werden die GoBD, zuletzt geändert am 11. März 2024, an neue gesetzliche Anforderungen ausgerichtet und treten mit sofortiger Wirkung in Kraft.
Konkrete Anpassungen der GoBD
Der aktuelle Anlass für die Überarbeitung der GoBD ist die Einführung der obligatorischen E-Rechnung (§ 14 UStG) für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025. Diese Umsetzung folgt den Vorgaben der EU-Richtlinie und zielt darauf ab, den Abrechnungsprozess zu standardisieren, die Transparenz zu erhöhen und Steuerbetrug einzudämmen. Im Zuge dessen mussten die bestehenden GoBD an moderne Technologien wie strukturierten Datenaustausch (z. B. XML) und hybride Rechnungsformate (z. B. ZUGFeRD) angepasst werden.
Im Wesentlichen betreffen die Änderungen die folgenden Punkte:
- Fokus auf strukturierte Formate: Bei der Archivierung von E-Rechnungen reicht die Speicherung des maschinenlesbaren Teils (z. B. XML-Datei) aus. Der menschenlesbare PDF-Anteil muss nur vorliegen, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen (z. B. Buchungsvermerke) enthält.
- Beseitigung redundanter Archivierungspflichten: Bildhafte Darstellungen (z. B. PDF-Dateien) müssen nicht zusätzlich gespeichert werden, sofern strukturierte Daten die Belegfunktionen vollständig erfüllen.
- Maschinelle Auswertbarkeit als zentraler Standard: Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle gesetzlich relevanten Daten für Prüfungen ohne weitere Aufbereitungs- oder Konvertierungsschritte auswertbar vorliegen.
- Erleichterung bei fakturierten Rechnungen: Für Fakturierungsprogramme gilt, dass keine Kopie der Ausgangsrechnung aufbewahrt werden muss, wenn ein inhaltlich identisches Mehrstück (Kopie) jederzeit reproduziert werden kann.
- Nicht relevante Dokumente sind nicht aufbewahrungspflichtig: Technische Nachweise von Zahlungsdienstleistern oder E-Mails mit reinem „Transportcharakter“ (z. B. als Übersendungsschreiben für elektronische Rechnungen) sind von der Archivierungspflicht ausgenommen.
- Mittelbarer Datenzugriff präzisiert: Die Finanzverwaltung kann Unternehmen dazu verpflichten, steuerrelevante Daten selbst maschinell auszuwerten oder in maschinell auswertbaren Formaten bereitzustellen.
Bedeutung für die Praxis
Die Änderungen der GoBD bringen für die Buchhaltungspraxis sowohl neue Herausforderungen als auch Erleichterungen mit sich. Zum einen erhöhen sich die Anforderungen an Unternehmen v.a. in Bezug auf die Buchhaltungssoftware wie auch auf die Prüfungsanforderungen. So müssen Unternehmen in Zukunft sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware und Archivierungssysteme die neuen Standards erfüllen, insbesondere die maschinelle Auswertbarkeit und die Verwaltung hybrider Rechnungsformate. Des Weiteren müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle steuerlich relevanten Daten unverändert und prüfungssicher digital archiviert werden. Gleichzeitig ist eine zeitgemäße Verfahrensdokumentation erforderlich, um die Einhaltung der GoBD nachzuweisen.
Dem erhöhten Aufwand bei den Unternehmen stehen allerdings auch Erleichterungen durch die neuen GoBD gegenüber. So kommt es durch die Entlastung von redundanten Speicherpflichten zu einer reduzierten Archivierungspflicht, was Speicherkapazitäten und hierdurch Archivierungskosten reduziert. Im selben Zug kommt es durch die Fokussierung auf strukturierte Datensätze zu einer Verfahrenserleichterung, dies fördert die Digitalisierung und beschleunigt interne Prozesse.
Fazit
Die neuen GoBD sind ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung der Buchführung. Unternehmen profitieren von Erleichterungen bei der Archivierung, müssen jedoch sicherstellen, dass sie moderne IT-Systeme einsetzen, die die maschinelle Auswertbarkeit strukturierter Daten gewährleisten. Gleichzeitig erhöht sich die Verantwortung, eine revisionssichere Verfahrensdokumentation zu erstellen und strukturiert vorzuweisen. Durch die Aktualisierung vereinfachen sich zahlreiche Prozesse, insbesondere bei der Verarbeitung von E-Rechnungen, während die Finanzverwaltung eine effizientere Prüfung gewährleistet bekommt.