Die neue Außenprüfungsordnung (ApO) ist am 10. September 2026 in Kraft getreten und ersetzt die bisherige Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000). Sie setzt die geänderten AO-Vorschriften um und soll Außenprüfungen insbesondere durch einen risikoorientierten Ansatz, verbindliche Rahmenvereinbarungen und neue Verfahrensregelungen beschleunigen.
Außenprüfungsordnung löst Betriebsprüfungsordnung ab
Die Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Außenprüfung (ApO) ist am 10. September 2026 in Kraft getreten. Sie war am Vortag im Bundessteuerblatt veröffentlicht worden (BStBl 2026 I S. 1061). Der Bundesrat hatte der ApO bereits am 10. Juli 2026 zugestimmt.
Mit ihrem Inkrafttreten ersetzt die ApO die bisherige Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Betriebsprüfung (BpO 2000).
Hintergrund der Neuregelung
Durch das DAC7-Umsetzungsgesetz vom 20. Dezember 2022 (BGBl. I 2022 S. 2730) wurden die gesetzlichen Regelungen zur Außenprüfung in der Abgabenordnung (AO) teilweise geändert. Ziel der Änderungen ist insbesondere, Außenprüfungen zu beschleunigen und zeitnäher durchzuführen.
Die neuen gesetzlichen Vorgaben wurden in die bisherige BpO 2000 eingearbeitet. Dabei wurde die Verwaltungsvorschrift grundlegend neu gegliedert und gefasst. Zugleich wurde sie in „Außenprüfungsordnung – ApO“ umbenannt.
Die neue Bezeichnung soll klarstellen, dass die Vorschriften für sämtliche Außenprüfungen im Sinne der AO gelten. Die bisherige Bezeichnung „Betriebsprüfungsordnung“ konnte den Eindruck erwecken, die Regelungen beträfen ausschließlich Betriebsprüfungen bei gewerblichen Unternehmen.
Neben den Anpassungen an die geänderte Gesetzeslage enthält die ApO weitere Regelungen zur Beschleunigung der Außenprüfung sowie zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Außenprüfungsstellen der Länder und dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Neben der Anpassung an die geänderte Rechtslage enthält die ApO insbesondere folgende wesentliche Änderungen:
Risikoorientierter Prüfungsansatz
§ 2 ApO betont ausdrücklich den Grundsatz der risikoorientierten Prüfung sowie das Ziel einer zeitnahen Außenprüfung. Daraus entsteht jedoch kein Anspruch der Steuerpflichtigen auf eine zeitnahe Prüfung.
Außenprüfungen sollen grundsätzlich zeitnah nach Ablauf des letzten zu prüfenden Veranlagungs- oder Anmeldezeitraums durchgeführt werden. Grundlage der Prüfung sind die Steuererklärungen und Steueranmeldungen nach § 150 AO.
Bei der Auswahl der zu prüfenden Fälle und Prüfungsfelder sollen Erkenntnisse aus nationalen und internationalen Risikobewertungsverfahren berücksichtigt werden. Dies betrifft derzeit insbesondere Fälle nach § 89b AO.
Entfall der besonderen Regelung zur zeitnahen Betriebsprüfung
Die bisher in § 4a BpO 2000 geregelte Möglichkeit einer zeitnahen Betriebsprüfung entfällt. Hintergrund ist, dass künftig in allen Prüfungsfällen eine zeitnahe Außenprüfung angestrebt werden soll.
Die zeitnahe Durchführung wird insbesondere durch die gesetzliche Begrenzung der Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 Satz 3 AO unterstützt. Danach endet die Ablaufhemmung – vorbehaltlich einer anderweitigen oder weitergehenden Ablaufhemmung – spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung nach §§ 122, 122a AO bekannt gegeben wurde.
Voraussetzungen für das Absehen von einer Anschlussprüfung
Großbetriebe und Konzerne sollen grundsätzlich weiterhin im Anschluss an den vorherigen Prüfungszeitraum geprüft werden (§ 5 ApO). Zur Stärkung des risikoorientierten Prüfungsansatzes enthält die ApO nun Kriterien, unter denen von einer Anschlussprüfung abgesehen werden kann.
Darüber hinaus kann der Prüfungszeitraum bei anderen Betrieben zur Beschleunigung der Außenprüfung auf zwei oder sogar nur einen Besteuerungszeitraum begrenzt werden.
Rangfolge des Prüfungsorts
Die bisherige Nachrangigkeit einer Prüfung in den Diensträumen der Finanzbehörde gegenüber einer Prüfung in den Wohnräumen der steuerpflichtigen Person entfällt (§ 7 ApO).
Eine Prüfung im Steuerberaterbüro wird künftig unter dem Begriff „anderer Prüfungsort“ erfasst. Werden Unterlagen in digitaler Form übermittelt, dürfen sie auf einem gesicherten Datenverarbeitungssystem gespeichert und verarbeitet werden.
Rahmenvereinbarungen zur Mitwirkung
§ 8 ApO enthält nähere Vorgaben zu Rahmenvereinbarungen nach § 199 Abs. 2 Satz 3 AO. Die Finanzbehörde kann mit der steuerpflichtigen Person verbindlich festlegen, wie deren Mitwirkungspflichten nach § 200 AO im konkreten Prüfungsverfahren ausgestaltet werden sollen.
Vereinbart werden können insbesondere:
- ein Ablaufplan für die gesamte Prüfung,
- Kommunikationsformen für Prüfungsanfragen und Antworten,
- Verfahren zur Besprechung von Prüfungsfeststellungen,
- die Durchführung von Schlussbesprechungen,
- Fristen für die Beantwortung von Prüfungsanfragen,
- Fristen für Rückmeldungen zu den Antworten,
- Zeitpunkt und Form der Information über mögliche Beanstandungen,
- Termine für Besprechungen,
- Erreichbarkeiten und Präsenzzeiten der Ansprechpersonen sowie
- technische Voraussetzungen für die Prüfung in den Räumlichkeiten der steuerpflichtigen Person.
Nicht vereinbart werden können insbesondere:
- Regelungen zulasten oder gegen die Interessen einer an der Außenprüfung beteiligten Behörde,
- ein Prüfungsort ausschließlich außerhalb der Geschäftsräume der steuerpflichtigen Person,
- die Mitwirkung Dritter sowie
- ein Verzicht auf eine Betriebsbesichtigung.
Auch die Festlegung von Prüfungsschwerpunkten oder die Aussparung bestimmter Prüfungsfelder ist nicht Gegenstand einer verbindlichen Rahmenvereinbarung.
Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen
§ 9 Abs. 4 ApO konkretisiert die allgemeinen Grundsätze für ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO. § 24 Abs. 5 ApO regelt ergänzend das Verfahren, wenn bei einer Außenprüfung unter Beteiligung des BZSt ein solches Mitwirkungsverlangen erlassen werden soll.
Teilabschlussbescheid
§ 13 ApO enthält nun ausdrückliche Regelungen zum Teilabschlussbescheid. Mit diesem können einzelne, bereits abschließend geprüfte Sachverhalte vor Abschluss der gesamten Außenprüfung festgestellt werden. Dabei sollen grundsätzlich nur Prüfungsfeststellungen aufgenommen werden, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Sie stellt zudem klar, dass spätestens mit Ablauf der Festsetzungsfrist Bestandskraft eintritt, wenn die Außenprüfung nicht zuvor durch eine der vorgesehenen Maßnahmen abgeschlossen wird.
Weitere Neuerungen
Die ApO enthält gegenüber der BpO 2000 außerdem Änderungen und Ergänzungen zu folgenden Themen:
- Außenprüfungen bei Konzernen und sonstigen verbundenen Unternehmen,
- Mitwirkung des BZSt an Außenprüfungen der Landesfinanzbehörden,
- prüfende Personen und Sachgebietsleitungen für Außenprüfungen,
- Prüferbesprechungen,
- Karteien und Konzernverzeichnisse,
- Prüfungsgeschäftsplan und Jahresstatistik sowie
- Austausch von Prüfungserfahrungen.
Mit der ApO wird damit nicht nur die geänderte Rechtslage umgesetzt. Sie schafft zugleich einen einheitlich gegliederten und stärker auf eine risikoorientierte sowie beschleunigte Durchführung von Außenprüfungen ausgerichteten Verwaltungsrahmen.