Jedes Jahr sind die Jahresabschlüsse mit kalendergleichem Geschäftsjahr spätestens zum 31.12. des Folgejahres offenzulegen. Erfolgt keine rechtzeitig oder vollständige Offenlegung, werden von dem Bundesamt für Justiz sukzessiv steigende Ordnungsgelder festgesetzt. Aus diesem Grund sollte die Offenlegung des Jahresabschlusses zum 31.12.2022 bereits frühzeitig vorbereitet werden. Hierbei sind ab dem kalenderjahrgleichen Geschäftsjahr 2022 auch die Neuerungen durch das DiRUG, die stellenweise zu Anpassungen beim Prozess der Offenlegung führten, zu beachten.
Handelsrechtliche Offenlegungspflichten
Für alle Kapitalgesellschaften (und ihnen gleichgestellte Personenhandelsgesellschaften im Sinne des § 264a HGB) haben die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft die gesetzeskonforme Offenlegung der relevanten Jahres- und Konzernabschlussdaten sowie des (Konzern-) Lageberichts sowie ggf. weiterer Daten sicherzustellen (§ 325 Abs. 1 HGB). Die Offenlegung ist hierbei grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag des Jahresabschlusses vorzunehmen (§ 325 Abs. 1a HGB); insbesondere für nach § 246d HGB kapitalmarktorientierte Unternehmen gilt dagegen eine Frist von nur vier Monaten (§ 325 Abs. 4 HGB; mit Ausnahme nach § 327a HGB). Fristwahrend ist dabei die Einreichung der Unterlagen beim Unternehmensregister. Auf die tatsächliche Veröffentlichung der Daten im Unternehmensregister kommt es insoweit nicht an.
Offenzulegen sind der festgestellte Jahresabschluss sowie – sofern einschlägig – der Lagebericht, der Bestätigungsvermerk, der Bericht des Aufsichtsrats und die Entsprechungserklärung zum Corporate Governance Kodex (§ 325 Abs. 1 HGB). Sofern im Jahresabschluss keine Ergebnisverwendung enthalten ist, ist der Beschluss über die Ergebnisverwendung ggf. im Nachgang offenzulegen (§ 325 Abs. 1b HGB). Bei Unternehmen, die Wertpapiere im Inland emittieren, hat die Offenlegung ferner nach einem einheitlichen elektronischen Berichtsformat („ESEF“) zu erfolgen (§ 328 Abs. 1 Satz 4 HGB). Sofern offenlegungspflichtige Konzernabschlussdaten vorliegen, sind diese eben offenzulegen.
Für bestimmte Gesellschaften existieren diverse Offenlegungserleichterungen. So können Kleinstkapitalgesellschaften die Publizitätsverpflichtung dadurch erfüllen, dass nur die Bilanz beim Unternehmensregister zur Hinterlegung eingereicht wird (§ 326 Abs. 2 HGB). Kleine Kapitalgesellschaften können auf eine Offenlegung der Gewinn- und Verlustrechnung und der zugehörigen Angaben im Anhang verzichten (§ 326 Abs. 1 HGB). Für mittelgroße Kapitalgesellschaften bestehen Offenlegungserleichterungen, die eine verkürzte Bilanzgliederung und das Weglassen bestimmter Angaben im Anhang erlauben (§ 327 HGB). Ungeachtet dessen können allgemein die Erleichterungen bei der Aufstellung des Jahresabschlusses – sofern nicht ohnehin in Anspruch genommen – für Zwecke der Offenlegung nachgeholt werden. Weicht bei prüfungspflichtigen Kapitalgesellschaften der offengelegte Jahresabschluss vom testierten Jahresabschluss ab, ist darauf hinzuweisen, dass der Bestätigungsvermerk sich auf den vollständigen Jahresabschluss bezieht (§ 328 Abs. 1a Satz 2 Halbsatz 2 HGB). Für den Lagebericht bestehen keine Offenlegungserleichterungen. Gleiches gilt für den Konzernabschluss und den Konzernlagebericht.
Die einschlägigen Unterlagen sind grundsätzlich vollständig und richtig in der aufgestellten, ggf. geprüften und festgestellten Fassung offenzulegen, wobei Offenlegungserleichterungen in Anspruch und ggf. Aufstellungserleichterungen nachgeholt werden können (§ 325 Abs. 1 HGB). Die Einreichung der offenzulegenden Unterlagen erfolgt elektronisch beim Betreiber des Unternehmensregisters.
Ordnungsgeldverfahren
Bei Verstößen gegen die Offenlegungsvorschriften ist von Amts wegen durch das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren einzuleiten (§ 335 Abs. 1 HGB). Verstöße können die zu späte oder unvollständige Einreichung der offenlegungspflichtigen Unterlagen sein. Das Ordnungsgeldverfahren richtet sich hierbei gegen die gesetzlichen Vertreter der offenlegungspflichtigen Gesellschaft oder gegen die Gesellschaft selbst (§ 335 Abs. 1 Satz 2 HGB). Das Ordnungsgeld als Zwangsgeld wird wiederholt und mit steigenden Beträgen festgesetzt, bis das Unternehmen den Offenlegungspflichten nachgekommen ist.
In einem ersten Schritt wird bei einem Verstoß gegen die Offenlegungsvorschriften vom Bundesamt für Justiz zur gesetzeskonformen Offenlegung innerhalb von sechs Wochen aufgefordert; gleichzeitig kommt es zur Androhung von Ordnungsgeld (§ 335 Abs. 3 Satz 1 HGB). Diese Aufforderung und Androhung ist mit einer Gebühr von EUR 103,50 verbunden. Diese Gebühr wird immer fällig und ist zu bezahlen, auch wenn binnen der gesetzten Sechs-Wochen-Frist die gesetzeskonforme Offenlegung nachgeholt wird.
Werden die Offenlegungspflichten nach Androhung des Ordnungsgelds nicht innerhalb der sechswöchigen Frist erfüllt, erfolgt die Festsetzung des Ordnungsgelds sowie eine erneute Ordnungsgeldandrohung. Dieser Zyklus wiederholt sich solange, bis eine zutreffende Offenlegung erfolgt ist.
Die Höhe des Ordnungsgelds beträgt anfänglich regelmäßig EU 2.500,00 (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB), welches sich bei Nichterfüllung der Offenlegungspflichten im Zeitablauf mit steigenden Beträgen wiederholt. Der Höchstbetrag des Ordnungsgelds, der festgesetzt werden kann, beträgt grundsätzlich EUR 25.000,00 (§ 335 Abs. 1 Satz 4 HGB); für nach § 264d HGB kapitalmarktorientierte Unternehmen oder für den Fall, dass das Ordnungsgeld einem Mitglied des gesetzlichen Vertretungsorgans angedroht wird, gelten abweichende Höchstbeträge (§ 335 Abs. 1a HGB). Bei der Festlegung des Ordnungsgelds können auch frühere Verstöße berücksichtigt werden (§ 335 Abs. 1c HGB). Für den Fall, dass die Offenlegung erst nach der Sechswochenfrist, aber vor der Festsetzung des Ordnungsgelds erfolgt, ist eine Absenkung des Ordnungsgelds vorzunehmen (§ 335 Abs. 4 HGB). In Fällen einer unverschuldeten Verhinderung an einer rechtzeitigen und vollständigen Offenlegung kommt unter Umständen eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand infrage (§ 335 Abs. 5 HGB).
Ein Rechtsbehelf gegen festgesetzte Ordnungsgelder ist grundsätzlich möglich, allerdings sind die anerkannten Gründe, weswegen eine Offenlegung nicht fristgerecht erfolgen konnte, sehr eng gefasst. Über Rechtsbehelfe entscheidet zunächst das LG Bonn und bei einem Einspruch gegen das Urteil des LG Bonn das OLG Köln. Bei Betrachtung der Urteile der vergangenen Jahre ist zu beobachten, dass bei Verstößen gegen die Offenlegungspflichten eine zunehmend härtere Sanktionierung erfolgt.
Relevante Änderungen durch das DiRUG und weitere Hinweise
Seit dem Inkrafttreten des DiRUG am 01.08.2022 sind Unterlagen, die sich auf einen Geschäftsjahresbeginn nach dem 31.12.2021 beziehen, nicht mehr beim Bundesanzeiger, sondern beim Unternehmensregister einzureichen (§ 325 Abs. 1 Satz 2 HGB). Darüber hinaus besteht seitdem auch eine Identifizierungspflicht für natürliche Personen, die Unterlagen beim Unternehmensregister tatsächlich einreichen (§ 3 Abs. 3 URV). Fragliche Personen müssen sich demnach einmalig beim Unternehmensregister elektronisch identifizieren, für was unterschiedliche Identifikationsverfahren angeboten werden (automatisches videounterstütztes Identifizierungsverfahren, begleitetes videounterstütztes Identifizierungsverfahren, elektronischer Identitätsnachweis).
Es ist darauf zu achten, dass diese Neuerungen zutreffend umgesetzt und die entsprechenden Vorschriften befolgt werden. Denn die Nichteinhaltung dieser gesetzlichen Regelungen – z.B. die fehlende Identifikation und/oder ein falsches Offenlegungsmedium – kann letztlich dazu führen, dass eine Offenlegungssäumigkeit vorliegt und ein Ordnungsgeldverfahren droht. Sollten beispielsweise noch keine (ausreichende Anzahl an) identifizierten natürlichen Personen zur Datenübermittlung an das Unternehmensregister existieren, ist dies zügig nachzuholen.
Unabhängig ist bei Rückfragen des Unternehmensregisters frühzeitig zu reagieren, um ein Ordnungsgeldverfahren zu vermeiden. Gleiches gilt auch für Rückfragen seitens des Bundesamts für Justiz. Rückfragen können beispielsweise auch Nachweise hinsichtlich der zutreffenden Inanspruchnahme von Aufstellungs- und Offenlegungserleichterungen betreffen. In diesem Zusammenhang sind z.B. ggf. Angaben zur Bilanzsumme, zu Umsatzerlösen oder zur durchschnittlichen Mitarbeiterzahl zu machen, auch wenn diese nicht offengelegt werden sollen (§§ 329 Abs. 2, 335 Abs. 6 HGB).
Fazit
Wie jedes Jahr hat eine Offenlegung der offenlegungspflichtigen Unterlagen, die sich auf den Abschlussstichtag des 31.12. des Vorjahrs beziehen, zu erfolgen. Um die Einleitung eines Ordnungsgeldverfahrens zu vermeiden, sollten entsprechende Offenlegungen bereits frühzeitig vorbereitet werden. Dies beinhaltet auch die Berücksichtigung der neuen Vorschriften durch das DiRUG, auch wenn diese grundsätzlich bereits im Vorjahr erstmalig zu beachten waren. Auch sind typische Fragen der Offenlegung zu beantworten, wie beispielsweise welche Aufstellungserleichterungen ggf. nachgeholt und welche Offenlegungserleichterungen ggf. in Anspruch genommen werden sollen. Da auch im Vorjahr die Einleitung von Ordnungsgeldverfahren nicht ausgesetzt wurde (entgegen den Jahren zuvor aufgrund der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie), ist auch für dieses Jahr nicht von vergleichbaren Zugeständnissen vonseiten des Bundesamts für Justiz auszugehen. Damit endet die Offenlegungsfrist für das kalenderjahrgleiche Geschäftsjahr am 31.12.2023.
