Das LfSt Niedersachsen hat sich in seiner Verfügung vom 21.02.2024 mit der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier oder digitaler Form beschäftigt. Für die Aufbewahrung ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, die einigen Voraussetzungen unterliegt.
Aufbewahrungspflicht
Aufgrund der öffentlich-rechtlichen Aufbewahrungspflichten muss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten für zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gebildet werden. Hierbei gilt die Passivierungspflicht sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz. Für die bestehenden Aufbewahrungspflichten ist demzufolge eine Rückstellung dem Grunde nach anzusetzen. Zu beachten ist, welche Unterlagen der Aufbewahrungspflicht unterliegen und wie lange diese für einzelne Unterlagen noch besteht.
Jahresabschlüsse mit allen dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Sechs Jahre dagegen sind Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufzubewahren. Bei einer längeren freiwilligen Aufbewahrung fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung eine Rückstellung zu bilden.
Art und Umfang der Unterlagen sowie die Dauer der bestehenden Aufbewahrungspflicht nehmen unmittelbar Einfluss auf die Bewertung der Rückstellung.
Höhe der Rückstellung
Die Rückstellung ist mit dem Betrag anzusetzen, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtags für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Zur Bewertung der Sachleistungsverpflichtung sind die Einzelkosten sowie ein angemessener Anteil der erforderlichen Gemeinkosten heranzuziehen.
Folgende Kosten sind unter anderem rückstellungsfähig:
- Der einmalige Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten).
- Raumkosten (z. B. anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Heizung und Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen.
- Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), außer diese sind bereits abgeschrieben.
- Anteilige Finanzierungskosten für den Server den PC oder die Archivräume.
- Der Zinsanteil aus Leasingraten (z. B. für die technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstandes ist.
Folgende Kosten dürfen nicht in die Rückstellung einbezogen werden:
- Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern.
- Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
- Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.
- Kosten für die Aufbewahrung von Mandantendaten bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft.
- Finanzierungskosten bei Poolfinanzierung, wenn eine verursachungsgerechte Zuordnung zur Herstellung/Anschaffung durch Kostenschlüsselung nicht möglich ist oder die Kosten nicht angemessen sind.
Berechnung der Rückstellung
Die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstellungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen ist bei der Bewertung der Rückstellung zu beachten.
Die Rückstellung kann hierbei nach zwei Methoden berechnet werden:
- Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.
- Die jährlich anfallenden Kosten können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn) (Berechnungsmethode).
Üblicherweise wird in der Praxis die Rückstellung nach der vorstehenden „vereinfachten“ Berechnungsmethode ermittelt.
Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist die anzusetzende Rückstellung nicht abzuzinsen. Des Weiteren darf die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz nicht den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz übersteigen.
Mit der Verfügung stellt das LfSt Niedersachsen die Vorgehensweise bei der Bildung der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen klar und gibt der Praxis aktuelle Praxishinweise hinsichtlich der bei der Rückstellungsbemessung relevanten Kosten. Hierbei gelten die Ausführungen zu den bei der Rückstellungsbemessung zu berücksichtigenden Kosten für die Steuerbilanz und Handelsbilanz gleichermaßen. Im Einzelfall und unter der Berücksichtigung von Wesentlichkeitsaspekten in der Handelsbilanz erfolgt in der Praxis oftmals auch eine Übernahme des steuerlichen Rückstellungswerts auch für Zwecke der Handelsbilanz.