Das Landesfinanzamt Niedersachsen hat mit Verfügung vom 26. August 2026 die Grundsätze zur Bildung und Bewertung von Rückstellungen für künftige Aufwendungen aus der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zusammengefasst. Die Verfügung bestätigt im Kern die bisherige Handlungspraxis, präzisiert jedoch insbesondere den Umfang der berücksichtigungsfähigen Unterlagen und Kosten sowie die Berechnungsmethodik.
Unternehmen haben Buchungsbelege, Rechnungen und weitere Geschäftsunterlagen regelmäßig nach § 257 HGB, § 147 AO sowie den Einzelsteuergesetzen aufzubewahren. Die hierdurch ausgelösten künftigen Aufwendungen für Lagerung, Archivierung, Digitalisierung oder sonstige Verwahrung begründen nach Auffassung der Finanzverwaltung am Bilanzstichtag eine Verpflichtung, deren wirtschaftliche Ursache bereits in der Vergangenheit liegt.
Die Aufbewahrungspflichten führen daher zur Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten. Entscheidend ist dabei, dass die Rückstellung nicht für sämtliche im Unternehmen vorhandenen Unterlagen zu bilden ist, sondern allein für diejenigen Unterlagen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Freiwillig aufbewahrte Unterlagen sind grundsätzlich nicht anzusetzen.
Berücksichtigungsfähige Unterlagen und ihre Restlaufzeiten
Bei der Ermittlung des Rückstellungsbetrags sind ausschließlich die tatsächlich aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen zu berücksichtigen. Zugleich ist für jede Unterlagenkategorie die jeweils noch verbleibende Aufbewahrungsfrist maßgeblich. Bereits abgelaufene Aufbewahrungsfristen führen damit nicht mehr zu einer Rückstellungsverpflichtung, sofern die Unterlagen nicht aus anderen Gründen weiterhin aufbewahrt werden müssen.
Für die Praxis bedeutet dies, dass eine saubere Trennung zwischen gesetzlich aufbewahrungspflichtigen und freiwillig vorgehaltenen Unterlagen erforderlich ist. Soweit eine derartige Differenzierung nur mit erheblichem Aufwand möglich ist, erlaubt die Finanzverwaltung für freiwillig aufbewahrte Unterlagen einen pauschalen Abschlag von 20 %. Dieser Vereinfachungsabschlag trägt dem Umstand Rechnung, dass nicht der gesamte Unterlagenbestand einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt.
Ansatz der Aufbewahrungskosten
Berücksichtigungsfähig sind die Aufwendungen, die dem Unternehmen voraussichtlich entstehen, um die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen während der Restaufbewahrungsfrist zu verwahren. Hierzu können insbesondere Kosten der Lagerung, der Archivierung, der Digitalisierung sowie der erforderlichen technischen und organisatorischen Aufrechterhaltung des Archivs gehören. Nicht anzusetzen sind hingegen Aufwendungen, die nicht unmittelbar der Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht dienen, wie beispielsweise Kosten für die Entsorgung der Unterlagen oder zukünftige Kosten für die Aufbewahrung, welche dem Unternehmen noch nicht entstanden sind.
Die Verfügung bestätigt die in der Praxis verbreitete Berechnung anhand eines Faktors von 5,5 für die jährlich anfallenden Aufbewahrungskosten. Dieser Faktor dient der Berücksichtigung der durchschnittlich noch verbleibenden Aufbewahrungsdauer. Die konkrete Höhe der jährlichen Aufbewahrungskosten ist dabei anhand der tatsächlichen Verhältnisse des Unternehmens, etwa der Kostenstruktur des Papier- oder Digitalarchivs, zu ermitteln. Nicht jährlich wiederkehrende Kosten sind gesondert nach ihrer wirtschaftlichen Verursachung und Fälligkeit zu beurteilen.
Keine Auswirkung der verkürzten Aufbewahrungsfristen
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Buchungsbelege und Rechnungen verkürzte Aufbewahrungsfristen von acht Jahren. Die Finanzverwaltung stellt jedoch klar, dass diese Verkürzung aus Vereinfachungsgründen keine Auswirkungen auf die Berechnung der Rückstellung hat. Für die Rückstellungsbemessung bleibt daher die bisherige Berechnungsmethodik maßgeblich.
Damit besteht für Unternehmen keine Verpflichtung, bestehende Rückstellungsberechnungen allein wegen der Fristverkürzung anzupassen. Gleichwohl sollte die Höhe der Rückstellung regelmäßig überprüft werden, insbesondere wenn sich der Unterlagenbestand, die Aufbewahrungsform oder die Kostenstruktur wesentlich geändert haben.
Abzinsung der Rückstellung
Eine Abzinsung der Rückstellung kommt nach der Verfügung nicht in Betracht. Die Rückstellung ist somit mit dem ermittelten Erfüllungsbetrag anzusetzen. Für die Bilanzierung bedeutet dies, dass auf die Ermittlung eines Abzinsungsfaktors oder die Berücksichtigung eines Zinseffekts über die Restlaufzeit der Aufbewahrungsfrist zu verzichten ist.
Hinweise für die Praxis
Die Verfügung liefert eine wichtige Orientierung für die Jahresabschlussprüfung und die steuerliche Gewinnermittlung. Unternehmen sollten ihre Archivierungsprozesse so dokumentieren, dass nachvollziehbar ist, welche Unterlagen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, welche Restlaufzeiten bestehen und welche Kosten hierfür künftig erwartet werden.
Für die Rückstellungsberechnung empfiehlt sich eine nachvollziehbare Aufstellung nach Unterlagenkategorien, Aufbewahrungsfristen und Kostenarten. Der pauschale Abschlag von 20 % für freiwillig aufbewahrte Unterlagen kann dabei eine praktikable Vereinfachung darstellen, sofern eine detaillierte Unterscheidung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich wäre.