Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird am 2. Juli 2023 in Kraft treten. Dies vorausgegangen war ein längeres Gesetzgebungsverfahren, über das wir zuletzt in unseren News vom 16.05.2023 berichtet haben.

Kurzüberblick

  • Inkrafttreten: 2. Juli 2023.
  • Gegenstand: Hinweise auf bestimmte Verstöße gegen Bundes-, Landes- und EU-Recht.
  • Geschützt sind: alle Personen, die Informationen über solche Verstöße in ihrem beruflichen Umfeld erlangt haben und dies an eine interne oder externe Meldestelle melden.
  • Kernverpflichtung für Beschäftigungsgeber: Einrichtung interner Meldestellen, Schutz von Hinweisgebern, Ermittlung des Sachverhalts einer eingegangenen Meldung und ggf. Ergreifen von Folgemaßnahmen.

Folgende Umsetzungsfristen müssen unbedingt beachtet werden:

  • 1 – 49 Beschäftigte: keine Einrichtung von Meldestellen notwendig, jedoch sind die übrigen Verpflichtungen des Gesetzes (insbesondere das Verbot von Repressalien) ab Inkrafttreten zu berücksichtigen.
  • 50 – 249 Beschäftigte: Die Verpflichtung der Einrichtung einer internen Meldestelle besteht erst ab dem 17.12.2023, die Verpflichtungen des Gesetzes im Übrigen (insbesondere das Verbot von Repressalien) sind ab Inkrafttreten zu berücksichtigen.
  • Ab 250 Beschäftigten: Die Umsetzung muss unmittelbar mit Inkrafttreten erfolgen.

Welche Zwecke verfolgt das HinSchG (Schutzbereich)?

Das Hinweisgeberschutzgesetz bezweckt den Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower) vor Repressalien wie Abmahnungen, Disziplinarverfahren oder Versagung einer Beförderung.

Hinweisgeber sind natürliche Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Gesetzesverstöße bei ihrem oder über ihren Beschäftigungsgeber erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Informationen über Verstöße sind nach Definition des HinSchG zumindest „begründete Verdachtsmomente“ über:

  • tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden sowie
  • Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

Geschützt sind aber umgekehrt auch die Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.

Nicht vom Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes umfasst sind damit faktisch Personen, die außerhalb ihrer beruflichen Tätigkeit („zufällig“) Informationen über Verstöße erlangen.

Welche Verstöße umfasst das Gesetz (Anwendungsbereich)?

Vom Anwendungsbereich des Gesetzes umfasst sind Mitteilungen von Informationen an sogenannte Meldestellen (Meldungen) und das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit (Offenlegung) über:

  • strafbewehrte Verstöße,
  • bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
  • sonstige Verstöße gegen Bundes- und landesrechtliche sowie EU-Verordnungen unter anderem:

    • zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismus,
    • mit Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität,
    • mit Vorgaben zum Umweltschutz,
    • zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit,
    • zur Regelung der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes,
    • zum Schutz personenbezogener Daten im Anwendungsbereich der DSGVO,
    • zur Regelung der Rechte von Aktionären von Aktiengesellschaften,
    • zur Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse nach § 316a S. 2 HGB,
    • zur Rechnungslegung, einschließlich der Buchführung kapitalmarktorientierter Unternehmen, im Sinne des § 264d HGB,
  • Verstöße gegen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltende steuerliche Rechtsnormen,
  • Verstöße in Form von Vereinbarungen, die auf die Schaffung eines steuerlichen Vorteils abzielen, der „dem Ziel oder dem Zweck des für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltenden Steuerrechts zuwiderläuft“.

Wer ist zur Umsetzung verpflichtet und was ist zu tun?

Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle für Gesetzesverstöße einrichten und betreiben. Unterhalb dieser Schwelle besteht die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle für bestimme „sensible“ Beschäftigungsgeber, wie Wertpapierdienstleistungsunternehmen oder Kapitalverwaltungsgesellschaften bereits ab dem ersten Mitarbeiter. Abgesehen davon haben Beschäftigungsgeber mit weniger als 50 Beschäftigten zwar keine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben; die Vorschriften des HinSchG im Übrigen müssen sie aber beachten.

Für Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitern besteht zudem die Möglichkeit, mit anderen Unternehmen zusammen eine gemeinsame Meldestelle zu betreiben.

Konzernunternehmen können die Meldestelle zentral bei der Konzernmutter ansiedeln. Bei internationalen Konzernen sollte jedoch sichergestellt werden, dass Hinweisgeber in Ihrer Sprache Hinweise abgeben können.

Gut zu wissen: Die Aufgaben der internen Meldestelle müssen nicht von dem Unternehmen selbst, sondern können auch von einem Dritten wahrgenommen werden (z. B. Rechtsanwälte).

Es gibt auch sogenannte externe Meldestellen, also Meldestellen außerhalb des jeweiligen Unternehmens. Eine solche externe Meldestelle wird vom Bund beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Daneben fungieren die BaFin oder das Bundeskartellamt als externe Meldestellen, die systematisch und umfassend Hinweisen nachgehen können.

Achtung: Der Hinweisgeber hat die Wahlfreiheit, sich an die interne Meldestelle oder an die externe Meldestelle zu wenden.

Nach der endgültigen Gesetzesfassung sollen Hinweisgeber in Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Der Beschäftigungsgeber ist daher angehalten, entsprechende Anreize zu schaffen.

Dies kann z. B. durch:

  • klare Kommunikation, dass eine interne Meldestelle existiert und wo diese zu finden ist,
  • ein zuverlässiges Feedbacksystem und
  • eine einfache, transparente und klare Struktur des Prozesses

erreicht werden; dies schafft Vertrauen bei den Beschäftigten.

Solche Anreize zu schaffen ist in der Regel auch im Interesse des Unternehmens, denn eine interne Meldestelle kann selbst am besten die Stichhaltigkeit der Vorwürfe einschätzen und effektiv für Abhilfe schaffen.

Wie ist eine Meldestelle einzurichten?

Zunächst müssen Meldekanäle geschaffen werden, über die Hinweisgeber Informationen über Verstöße melden können. Die Meldungen müssen mündlich (Telefon, Mailbox, Sprachnachricht) oder in Textform (etwa per E-Mail oder Online-Formular) erfolgen können. Wünscht der Hinweisgeber ein persönliches Treffen, muss dies mit der für die Meldestelle verantwortlichen Person ermöglicht werden. Dabei muss das Treffen nicht zwingend physisch vor Ort stattfinden, sondern kann unter Einwilligung des Hinweisgebers auch virtuell, etwa über eine Videokonferenz erfolgen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es eine interne Meldestelle nur bei einer vom Beschäftigungsort entfernten Konzerngesellschaft gibt.

Vertraulichkeit und Sicherheit muss gewährleistet werden!

Die Meldekanäle müssen so ausgestaltet werden, dass unter Wahrung des Vertraulichkeitsgebots und der Anforderung der DS-GVO nur die für die Meldestelle verantwortlichen Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben und die Meldungen bearbeiten. Die Personen müssen unabhängig sein und über notwendige Fachkenntnisse verfügen. Anonyme Meldungen sollen – müssen aber nicht – bearbeitet werden. Dementsprechend besteht keine Verpflichtung, Meldekanäle so zu konzipieren, dass sie anonyme Meldungen ermöglichen.

Das Vertraulichkeitsgebot schützt die Identitäten der Hinweisgeber, der gemeldeten Person und aller sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Gut zu wissen: Die Identität eines Hinweisgebers, der vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen über Verstöße meldet, wird allerdings nicht durch das Vertraulichkeitsgebot geschützt.

Dies dient dazu, falschen Anschuldigungen vorzubeugen und es der gemeldeten Person zu ermöglichen, gegebenenfalls Schadensersatzansprüche gegen den Hinweisgeber geltend zu machen. Dennoch bleibt die Identität des Hinweisgebers geschützt, wenn Falschmeldungen lediglich auf leichter Fahrlässigkeit beruhen. Der Hinweisgeber ist nicht verpflichtet, eigene Ermittlungen durchzuführen oder Beweise zu sammeln, bevor er einen möglichen Verstoß meldet.

Wie muss das Verfahren bei internen Meldungen aussehen?

Das Verfahren bei interner Meldung ist gestuft ausgestaltet. Die interne Meldestelle hat dabei folgende Schritte sicherzustellen:

  1. Der Eingang der Meldung muss binnen sieben Tagen dem Hinweisgeber bestätigt werden.
  2. Die Meldestelle muss prüfen, ob der Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich fällt (siehe oben: „Welche Verstöße umfasst das Gesetz?”).
  3. Die Meldestelle sorgt für das Aufrechterhalten des Kontakts mit dem Hinweisgeber.
  4. Die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung muss geprüft werden.
  5. Falls notwendig, ersucht die Meldestelle den Hinweisgeber um weitere Informationen.
  6. Es müssen geeignete Folgemaßnahmen ergriffen werden.

Zum Ergreifen von Folgemaßnahmen – mit dem Ziel, die Gesetzesverstöße abzustellen – kann die interne Meldestelle insbesondere interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen und Stellen kontaktieren. Soweit es für das Ergreifen von Folgemaßnahmen notwendig ist, dürfen Informationen über die Person, die Gegenstand der Information sind, in Ausnahme von dem Vertraulichkeitsgebot an die zuständige Stelle bei Beschäftigungsgeber weitergegeben werden. Kann die interne Meldestelle den gemeldeten Verstoß nicht abstellen oder zumindest nicht weiter aufklären, kann der Vorgang an eine andere Arbeitseinheit beim Beschäftigungsgeber oder an eine zuständige Behörde (etwa Polizei, Staatsanwaltschaft) zur weiteren Untersuchung abgegeben werden. 

Die größte Herausforderung der Beschäftigungsgeber wird neben der Einrichtung dieser Prozesse vor allem die Prüfung sein, ob der Anwendungsbereich des HinSchG eröffnet ist. Die Prüfung, ob die gemeldeten Verstöße straf- oder bußgeldbewehrt sind oder es sich um Verstöße gegen Europa-, Bundes- oder Landesrecht handelt, bedarf gerade bei komplexeren Sachverhalten in der Regel juristischer Expertise, die insbesondere kleinere Unternehmen ab 50 Mitarbeitern selbst kaum leisten können. Hier ist die Schaffung einer gemeinsamen Meldestelle oder die Beauftragung eines Dienstleisters unbedingt empfehlenswert.

Ab dem 02.07.2023 gilt für alle:

Unabhängig von der Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle muss – unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten – mit Inkrafttreten des Gesetzes am 02.07.2023 jeder Beschäftigungsgeber (bei dem mindestens eine Person beschäftigt ist) Folgendes beachten:

Verbot von Repressalien

Das HinSchG verbietet, Repressalien gegen Hinweisgeber zu richten oder auch nur anzudrohen. Repressalien sind nach der Definition des Gesetzes „Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung oder Offenlegung sind und durch die dem Hinweisgeber ein ungerechtfertigter Nachteil entstehen kann“.

Macht der Hinweisgeber geltend, dass er eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit infolge einer Meldung oder Offenlegung nach dem HinSchG erlitten hat, wird dies zu seinen Gunsten vermutet. Der Beschäftigungsgeber muss also den Gegenbeweis antreten, dass die Vermutung unzutreffend ist. In der Praxis bereitet eine solche sogenannte Beweislastumkehr Beschäftigungsgebern stets große Schwierigkeiten, was die Notwendigkeit zur Sicherstellung der absoluten Diskretion der Meldekanäle und der gesamten Meldestelle unterstreicht.

Schadenersatz

Wird gegen das Verbot von Repressalien verstoßen, hat der Hinweisgeber Anspruch auf Ersatz des daraus entstandenen Schadens, nicht aber Anspruch auf immateriellen Schadenersatz (Schmerzensgeld).

Bußgeldvorschriften

Werden Meldung oder die auf die Meldungen folgende Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Meldestelle behindert oder wird dieses auch nur versucht, kann eine Geldbuße von bis zu EUR 50.000 verhängt werden. Gleiches gilt, für denjenigen, der Repressalien ergreift. Gegen einen Beschäftigungsgeber, der keine interne Meldestelle einrichtet und betreibt, kann ein Bußgeld von bis zu EUR 20.000 verhängt werden.

Angesichts der kurzen Zeit bis zum Inkrafttreten des Gesetzes – und auch der kurzen Übergangsregelungen für Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Mitarbeitern zur Schaffung interner Meldestellen bis zum 17.12.2023, müssen Beschäftigungsgeber rasch entsprechende Maßnahmen ergreifen, sollten sie diese nicht bereits schon aus anderen Gründen umgesetzt haben. Sofern bei Ihnen bereits ein Meldesystem besteht, überprüfen Sie dieses unbedingt darauf, ob es auch den Anforderungen des HinSchG genügt.

Kleeberg unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung und Strukturierung des Verfahrens einer eigenen oder gemeinsamen internen Meldestelle oder bei der Auswahl eines Dienstleisters und der Umsetzung der dafür notwendigen internen Prozesse.

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